Si, tanto si eres un pequeño constructor o una empresa de reformas tienes que controlar las obras. No se trata de hacer por hacer, construir por construir. Se trata de ser rentable, eliminar riesgos, no generar deudas, saber en cada momento dónde estás.

El problema es claro:

👉 Sin control económico, puedes estar perdiendo dinero sin saberlo.

📊 Qué información deberías tener (y probablemente no tienes):

• Resultado por obra
• Coste por partida
• Margen real
• Facturas pendientes
• Desviaciones

En este artículo te explicamos cómo controlar los costes de una obra de forma sencilla, sin necesidad de software caro ni contratar personal administrativo. Vamos a dar unos simples puntos, muy sencillos de comprender, de las tareas básicas y esenciales que se tienen que hacer para poder decir que tenemos la obra controlada, que sabemos siempre lo que nos está costando ejecutarla.

Registro de albaranes

Todos los días se reciben materiales en la obra o se acude a una tienda de materiales a por ellos. Es fundamental saber lo que hemos comprado, a que obra a ido y, a ser posible, en qué partida se ha gastado.

La forma de hacer esto es llevar un registro de albaranes, donde se reflejen todos los suministros que lo componen e incluso el precio de los mismos.

¿Cómo hacemos esto?. Dos metodologías

Con administrativos de la empresa

Un administrativo de la empresa procesa cada albarán en un registro informático o base de datos. Idealmente lo debería hacer diariamente, para que el Jefe de Obra o los responsables de la empresa puedan conocer diariamente el consumo de materiales.

Con nuestro sistema EXTECONTROL

Con nuestro sistema EXTECONTROL, lo único que tiene que hacer el constructor es escanear o hacer una foto al albarán y subirlo a nuestra plataforma. Diariamente, nuestro personal administrativo procesa todos los albaranes recibidos durante la jornada y lo integra en el Registro de Albaranes, de manera que el constructor puede consultar en todo momento los materiales comprados para cada obra y cada partida de obra. Además, procesamos el coste de dichos materiales, en base a los contratos o tarifas acordadas con el proveedor.

Además, una copia digital del albarán queda guardada y accesible para el constructor, que de esa manera puede consultar siempre que lo necesite.

El proceso, en resumen, sería:

• Registramos cada factura en un registro informático o base de datos
• Archivamos una copia digital del albarán en un almacén digital con un nombre recodificado de manera que sea fácilmente accesible para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello.
• Si el albarán contiene precios del suministro, se comprueba que coinciden con los del contrato, subcontrato, pedido o tarifa genérica del proveedor.
• Asignamos el coste de cada albarán a la obra correspondiente.
• Asignamos el coste de cada material del albarán a la partida de obra correspondiente. Saber mas de los niveles de control de costes en construcción.

Registro de trabajadores

Es fundamental saber el tiempo que cada trabajador a empleado para realizar cada partida:

• Nos permite saber el coste de cada partida. Al coste de los materiales empleados, que han sido imputados mediante el registro de albaranes, le sumamos ahora el coste de mano de obra.
• Si facturamos por administración (horas) a nuestro cliente, nos permite tener un recuento perfecto de las horas, sin margen de error.
• Saber cuanto tiempo de trabajadores necesitamos para realizar cada unidad de obra nos permite presentar presupuestos mas exactos y evitar errores de estimación.

¿Cómo hacemos esto?. Dos metodologías

Con administrativos de la empresa

Los trabajadores de la empresa trasladan al un administrativo contratado por la empresa para qué obras ha estado trabajando y las partidas. El administrativo procesa esta información en un registro informático o base de datos.

Con nuestro sistema EXTECONTROL

Los trabajadores rellenan diariamente un cuadrante con las horas y unidades de obra. Lo único que tiene que hacer el responsable de las obras es escanear o hacer una foto a dicho cuadrante y subirlo a nuestra plataforma. Nuestro personal administrativo procesa todos los cuadrantes y los integra en el coste de cada obra.

Además, una copia digital de los cuadrantes queda guardada y accesible para el constructor, que de esa manera puede consultar siempre que lo necesite.

El proceso, en resumen, sería:

• El trabajador (o su encargado) rellena diariamente un cuadrante de horas
• El constructor o un responsable designado sube a la plataforma los cuadrantes
• Registramos cada cuadrante en un registro informático o base de datos.
• Archivamos una copia digital del cuadrante en un almacén digital con un nombre recodificado de manera que sea fácilmente accesible para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello.
• Asignamos el coste a la obra correspondiente y/o partida de obra correspondiente.

Registro de facturas

Este trabajo es el primer paso para la contabilización legal de las facturas.

Con administrativos de la empresa.

• Se registra cada factura en un registro informático o base de datos
• Si la factura estuviera en papel se escanea.
• Además del registro en la base de datos, se genera un almacén digital de las facturas con un nombre recodificado de manera que sean fácilmente accesibles para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello.
• Se comprueba que los precios facturados coinciden con los del contrato, subcontrato o pedido con el proveedor. Este paso es fundamental para asegurar que no se incurren en cargos improcedentes.
• Se comprueba que la factura cumple con los requisitos legales de facturación.
• Si la factura fuera incorrecta, bien porque no cumple los requisitos legales o bien porque aplica importes diferentes a los contratados, el administrativo de obra procede a comunicar al proveedor el error en la factura y solicitar la emisión de una factura rectificativa. 
• Se imputa cada factura a la obra correspondiente. Cuando hablamos de imputación nos referimos a asignar el coste.
• En función del nivel de control de costes que se esté realizando en la obra, se imputa la factura a la unidad de control correspondiente (Unidad de Control es una unidad de obra o una agrupación de varias, o bien una partida genérica o un capítulo presupuestario, de los que se desea controlar su coste real de ejecución). Saber mas de los niveles de control de costes en construcción.
• Al costear la factura se elimina o corrige del coste de la Obra o de la Unidad de Control el coste ya imputado del albarán.

Con nuestro sistema EXTECONTROL

Con nuestro sistema, lo único que tiene que hacer el constructor es subir la factura a nuestra plataforma. Nuestro personal administrativo procesa todas las facturas recibidas y realiza todos los trabajos anteriores. Además se genera un Registro de Facturas, de manera que el constructor puede consultar en todo momento las facturas recibidas y su estado de pago.

Además, una copia digital de la factura queda guardada y accesible para el constructor, que de esa manera puede consultar siempre que lo necesite.

El proceso, en resumen, sería:

• Registramos cada factura en un registro informático o base de datos
• Archivamos una copia digital de la factura en un almacén digital con un nombre recodificado de manera que sea fácilmente accesible para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello.
• Se comprueba que la factura es correcta: que los precios con correctos y que se corresponde con los albaranes recibidos.
• Si procede, asignamos el coste de cada factura a la obra y/o partida de obra correspondiente.

Control de Costes – Resultado mensual de obra

Una de las grandes ventajas de disponer de un administrativo de obra es que se puede llevar un control de costes de cada unidad de obra. Lo que conocemos como control analítico de costes por unidad de obra.

Buscamos saber si está ganando o perdiendo en la ejecución de cada obra y de cada unidad de obra, con el fin último de poder tomas de decisiones al respecto. Además saber nuestros costes de ejecución nos permitirá siempre presentar presupuestos mas precisos: al conocer el coste exacto de cada unidad, solo se tiene que añadir gastos generales y beneficio para presentar al cliente un presupuesto con la garantía de que se va a ganar lo previsto (porque sabemos con exactitud el coste de ejecución).

Con un sistema ERP y administrativos contratados por la empresa

La información que se obtiene es valiosísima, y en las grandes empresas constructoras esa información se procesa con un ERP y sus resultados se trasladan a los diferentes departamentos para su aprovechamiento. Así, por ejemplo, el Departamento de Estudios puede saber el coste real de ejecución de un forjado unidireccional y utiliza ese número para calcular el coste de las obras en estudio.

Con nuestro sistema EXTECONTROL

Todos los meses procesamos toda la información recibida durante el mes (albaranes, facturas, cuadrantes de trabajadores, nominas, etc) para obtener el informe ROM (RESULTADO DE OBRA MENSUAL) de cada obra, con los resultados por obra y por unidad de obra.

Además los diferentes ROM se integran para, junto con los Gastos Generales de la empresa, tener la foto exacta del resultado de la empresa en el mes.

Subcontratar (o externalizar, como preferimos nosotros llamarlo) el control de costes con EXTECONTROL permite al constructor delegar todo el trabajo administrativo a una empresa especializada y obtener información mucho más práctica que la que recibe de su gestoría o asesoría. Todo ello por una fracción del coste laboral que supondría tener uno o varios administrativos de obra en plantilla, y con la tranquilidad de saber que en cualquier momento se puede cancelar o suspender el servicio.

ERP vs sistema externalizado

Opción	Problemas
ERP / software	Caro, complejo, requiere formación
Administrativo interno	Coste fijo elevado
Excel	No fiable, no escalable
EXTECONTROL	Sin software, sin personal, informes mensuales

Cómo controlar los costes de una obra sin complicarte

En EXTECON hemos desarrollado un sistema pensado específicamente para pequeñas empresas constructoras:

✔ No necesitas software
✔ No necesitas contratar personal
✔ No necesitas cambiar tu forma de trabajar

Simplemente:

• Subes tus facturas y albaranes
• Nosotros procesamos toda la información
• Recibes un informe claro cada mes

Durante años se ha vendido la idea de que necesitas un software complejo para controlar una empresa constructora.

Pero la realidad es otra:

👉 Lo que necesitas es información clara, fiable y a tiempo.

EXTECONTROL te da exactamente eso, sin complicaciones y a un coste muy reducido.

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Cómo controlar las obras