Existe mucha confusión entre las pequeñas empresas de construcción y las empresas de reformas acerca del alcance del trabajo administrativo de obra. En muchos casos se desprecia completamente dichas funciones, fiando toda la información económica de la obra a la gestión contable de la empresa. Sin embargo, en las medianas y grandes constructoras, se distingue entre el trabajo administrativo de obra y el trabajo administrativo central, y si bien es evidente que ambas funciones son complementarias y se retroalimentan, la información que se extrae en ambas tiene utilidades muy diversas.

Nos proponemos en esta entrada explicar en profundidad el alcance del trabajo administrativo de obra y qué resultados se cosechan como fruto de esa labor.

Somos conocedores que para las pequeñas empresas constructoras disponer de un administrativo de obra (o varios) supone un coste fijo difícil de absorber. Es por ello que en EXTECONTROL ofrecemos la posibilidad de subcontratar con nosotros el trabajo del administrativo de obra, de manera totalmente flexible y pagando solo por lo que se necesita. De esta manera, el coste para una pequeña empresa de construcción o de reformas de un administrativo de obra es muy inferior al coste laboral de tenerlo en plantilla. Las funciones y resultados que se obtienen son exactamente los mismos que el que tienen las grandes empresas constructoras, pero por un coste acorde a su nivel de facturación.

Funciones del Administrativo de Obra

Registro de Albaranes

El personal de obra entrega al administrativo los albaranes recibidos que acreditan la entrega de materiales a la obra.

• Se registra cada factura en un registro informático o base de datos
• Se escanea el albarán y se archiva en un almacén digital con un nombre recodificado de manera que sea fácilmente accesible para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello. También se suelen archivar físicamente
• Si el albarán contiene precios del suministro, se comprueba que coinciden con los del contrato, subcontrato, pedido o tarifa genérica del proveedor.
• Se imputa cada albarán a la obra correspondiente. Cuando hablamos de imputación nos referimos a asignar el coste.
• En función del nivel de control de costes que se esté realizando en la obra, se imputa también a la Unidad de Control correspondiente (Unidad de Control es una unidad de obra o una agrupación de varias, o bien una partida genérica o un capítulo presupuestario, de los que se desea controlar su coste real de ejecución). Saber mas de los niveles de control de costes en construcción.

Registro de Facturas

Cuando no existe administrativo de obra este trabajo se realiza en servicios centrales, ya que es el primer paso para la contabilización legal de las facturas. Sin embargo, desde el punto de vista del trabajo administrativo de obra se realizan funciones adicionales al registrar la factura. Es como el primer filtro:

• Se registra cada factura en un registro informático o base de datos
• Si la factura estuviera en papel se escanea.
• Además del registro en la base de datos, se genera un almacén digital de las facturas con un nombre recodificado de manera que sean fácilmente accesibles para cualquier trabajador de la empresa autorizado a ello.
• Se comprueba que los precios facturados coinciden con los del contrato, subcontrato o pedido con el proveedor. Este paso es fundamental para asegurar que no se incurren en cargos improcedentes.
• Se comprueba que la factura cumple con los requisitos legales de facturación.
• Si la factura fuera incorrecta, bien porque no cumple los requisitos legales o bien porque aplica importes diferentes a los contratados, el administrativo de obra procede a comunicar al proveedor el error en la factura y solicitar la emisión de una factura rectificativa. 
• Se imputa cada factura a la obra correspondiente. Cuando hablamos de imputación nos referimos a asignar el coste.
• En función del nivel de control de costes que se esté realizando en la obra, se imputa la factura a la unidad de control correspondiente (Unidad de Control es una unidad de obra o una agrupación de varias, o bien una partida genérica o un capítulo presupuestario, de los que se desea controlar su coste real de ejecución). Saber mas de los niveles de control de costes en construcción.
• Al costear la factura se elimina o corrige del coste de la Obra o de la Unidad de Control el coste ya imputado del albarán.

Formalización de subcontratos de obra y pedidos

Una vez negociado por el Jefe de Obra o el responsable de la empresa constructora con su proveedor o subcontratista, procede formalizar el acuerdo en un documento que de cobertura legal a lo acordado, especialmente en lo que concierne a los precios y plazos. El administrativo de obra es el encargado de adaptar los modelos de la empresa a las condiciones particulares de dichos pedidos o subcontratos, y de asegurarse de recabar las firmas necesarias para que sean válidos. Posteriormente los archiva digitalmente.

Es fundamental que todos los trabajos y suministros que vayan a realizar terceros en la obra estén cubiertos por su correspondiente contrato o pedido para:

• Garantizar el cumplimiento de los precios acordados
• Garantizar el cumplimiento de plazos. Idealmente, los contratos a formalizar con los subcontratistas y proveedores deben contemplar cláusulas de penalización en caso de incumplimiento de los plazos.
• Garantizar el cumplimiento en la entrega de la documentación en materia de seguridad y salud de los trabajadores que por ley el constructor debe recabar de sus subcontratistas.

Control de documentación de Seguridad y Salud.

El administrativo de obra es el encargado de recopilar, revisar y mantener al día toda la documentación que exige la normativa en materia de prevención de riesgos laborales, y esto incluye tanto la documentación de la propia empresa constructora como la de los proveedores y subcontratistas que participan en la obra:

• Comprobación, recopilación y archivo de la documentación acreditativa de que los trabajadores de las subcontratas que van a acceder a la obra:
  • Están dados de alta en la Seguridad Social.
  • Cuentan con la formación en prevención de riesgos laborales correspondiente a su puesto de trabajo.
  • Disponen de los certificados de aptitud médica.
• Comprobación, recopilación y archivo de la documentación acreditativa de que la empresa subcontratada:
  • Está al corriente de pago con la Seguridad Social.
  • Está al corriente de pagos con los trabajadores de la obra. Esto es relevante porque en caso contrario la empresa podría ser responsable solidario de la deuda contraída con ellos.

Resultado mensual de obra por Unidades de Control

Una de las grandes ventajas de disponer de un administrativo de obra es que se puede llevar un control de costes de cada unidad de obra. Lo que conocemos como control analítico de costes por unidad de obra.

En realidad, es mucho mas práctico hablar de Unidad de Control, que no es mas que una agrupación de varias unidades de obra similares, o bien una partida genérica o un capítulo presupuestario, de los que se desea controlar su coste real de ejecución. Tener este control permite a las empresas constructoras saber su coste real de ejecución, lo cual les permite:

• Saber si están ganando o perdiendo en la ejecución de esa unidad y toma de decisiones al respecto.
• Presentar presupuestos mas precisos: al conocer el coste exacto de cada unidad, solo se tiene que añadir gastos generales y beneficio para presentar al cliente un presupuesto con la garantía de que se va a ganar lo previsto (porque sabemos con exactitud el coste de ejecución).

La información que se obtiene es valiosísima, y en las grandes empresas constructoras esa información se traslada a los diferentes departamentos (por ejemplo, a través de un ERP) para su aprovechamiento. Así, por ejemplo, el Departamento de Estudios puede saber el coste real de ejecución de un forjado unidireccional y utiliza ese número para calcular el coste de las obras en estudio.

Diferencias entre trabajo administrativo de obra y trabajo administrativo central

La principal diferencia entre ambos es que el administrativo de obra realiza (entre otras funciones que luego veremos) el control analítico de costes mientras que el administrativo de servicios centrales tiene entre sus funciones principales la contabilidad legal y el control financiero de la compañía.

Simplificando mucho podríamos decir que el administrativo de obra nos dice el resultado de la obra en función de los materiales comprados, de las subcontratas empleadas y de las horas imputadas de nuestros trabajadores, mientras que en servicios centrales se van a preocupar básicamente de contabilizar todos esos gastos de manera que se conozca el estado financiero de la empresa en su conjunto y se cumplan las obligaciones que toda empresa tiene con las diferentes administraciones públicas.

	ADMINISTRATIVO CENTRAL	ADMINISTRATIVO DE OBRA
Funciones Básicas	Conocer el estado financiero de la empresa y cumplir obligaciones fiscales	Calcular el resultado de las unidades de obra, de las obras, y gestionar las facturas recibidas (proveedores) y emitidas (clientes)
Sujeto	Se refiere a la empresa como entidad	Se refiere a una o varias obras. También los procesos internos, o costes de estructura pueden ser objeto de control analítico de costes
Resultados base	Se utiliza como base para determinar el Resultado del Ejercicio y el Balance General	Se utiliza como base para determinar las pérdidas o ganancias de una obra
Alcance	Cuentas de pérdidas y ganancias en el período de la empresa Balance de situación de la empresa	Alcance ilimitado, definido por las necesidades y naturaleza de la empresa.
Sistema	La contabilidad legal sigue una norma común a todas las empresas (Plan General Contable) y unos plazos legales, que condicionan el trabajo administrativo de Servicios Centrales.	Cada empresa establece su propio sistema de control analítico de costes, sus plazos y periodicidad
Publicidad	Es obligatorio que parte de la contabilidad sea de acceso público (cuentas anuales)	Es la empresa la que decide el alcance de la difusión de su contabilidad de costes interna.
Registro	El trabajo administrativo se basa en los asientos contables de costes que deben poder ser acreditados mediante un documento justificativo.	Se costean conceptos bajo un amplio rango de soportes documentales, e incluso se pueden costear conceptos sin soporte documental, tales como certificaciones adelantadas, prorrateo de provisiones de pérdidas futuras, etc.
Impuestos	La contabilidad legal sirve de base para la liquidación de impuestos	El control analítico de costes no tiene validez legal para la liquidación de impuestos. Si acaso puedes ser usado como método adicional de comprobación con la contabilidad legal, analizando la coherencia de datos desde distintas fuentes
Contraste	Se contrasta con ejercicios anteriores	Se puede usar para contrastar resultados obtenidos con planificados.
Externalizacion	Se puede contratar con asesorías o gestorías para realizar la contabilidad legal y tramitar los impuestos	Se puede contratar con una empresa de servicios a la construcción para el control de costes y el reporte de resultados, como EXTECON a través de su servicio EXTECONTROL.

Puede profundizar en las diferencias entre Contabilidad financiera y contabilidad de costes en el post:

Diferencias entre Contabilidad Financiera y Contabilidad de Costes

Alternativas para pequeñas empresas constructoras y de reformas.

Para las pequeñas empresas constructoras y empresas de reformas, contar con personal administrativo en obra y el software necesario, (además del coste de implementación y formación) es misión casi imposible. La manera de obtener las mismas ventajas pero sin su coste es contar con una empresa a la que externalizar el control de costes por unidad de obra, como EXTECON. Con ello, la empresa no necesita ningún programa informático ni personal administrativo, simplemente enviar a EXTECON los albaranes y facturas, y nuestro personal administrativo se encarga de todo el trabajo y de remitir a la empresa los resultados.

Subcontratar (o externalizar, como preferimos nosotros llamarlo) el control de costes con EXTECONTROL permite al constructor delegar todo el trabajo administrativo a una empresa especializada y obtener información mucho más práctica que la que recibe de su gestoría o asesoría. Todo ello por una fracción del coste laboral que supondría tener uno o varios administrativos de obra en plantilla, y con la tranquilidad de saber que en cualquier momento se puede cancelar o suspender el servicio.

Información adicional de interés

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Cómo llevar el control de costes. Cómo registrar facturas.