Explicamos en detalle cada uno de los documentos del control de costes que las empresas constructoras reciben mensualmente y la información en ellos contenida al contratar nuestro sistema EXTECONTROL.

La base del sistema es que la empresa constructora no tiene que realizar ningún esfuerzo para tener un sistema de control de costes al nivel de las grandes empresas constructoras. Para ello, lo único que se les requiere es que suban a la plataforma los albaranes, facturas, nóminas, etc., sin necesidad de ningún trabajo adicional. Nuestros administrativos procesan toda la documentación en sus respectivas áreas y se ponen en contacto con la empresa constructora si tienen cualquier duda o detectan cualquier anomalía.

Una vez acabado el mes, la empresa recibe los documentos que comprenden el ROM (siglas de RESULTADO OBRA MENSUAL), con los datos del total de la empresa, resultado de cada obra, resultado por unidad de control (unidad de obra), listados de facturas, listados de albaranes, etc. Vamos a desarrollar cada uno de dichos documentos

PORTADA – INDICE DOCUMENTOS

Documento inicial que tiene dos funciones: indicar el índice de los documentos que comprende el ROM e indicar las observaciones y particularidades del cierre.

La parte de las observaciones nos permite trasladar a la empresa constructora diferentes aspectos que pueden haber llamado nuestra atención al procesar la documentación, tales como incongruencias entre las facturas recibidas de un proveedor y los albaranes de la obra o la falta de información por parte de la empresa constructora en alguna de las áreas, para su subsanación.

ROM INTEGRACION

Este informe es el que resume el resultado global de la empresa, tanto en el mes como en el año y a origen.

Nota: entendemos como “origen” el inicio del sistema de control de costes por EXTECONTROL, que obviamente no coincide con el origen de actividad de la empresa. Si la empresa nos aporta su situación en el momento del inicio del control de costes por parte de EXTECONTROL, entonces sí podremos entender el origen como el inicio de actividad.

El primer bloque R1 refleja la PRODUCCION. Entendemos por Producción lo ejecutado por la empresa y que tiene derecho de cobro, en definitiva, sus ventas. En la mayoría de los casos coincide con la certificación (facturación), aunque puede darse el caso que todavía no se ha facturado al cliente, por lo que aparece en el epígrafe “Producción pendiente de facturar”.

El segundo bloque R2 corresponde a los COSTES. Distinguimos entre Costes de Obra y Gastos Generales:

• a) Costes de Obra: los propios para ejecutar las obras cuya producción se declara
• b) Gastos Generales: Son los costes incurridos por la empresa para su actividad, que no aplican a ninguna obra en concreto. Son, por ejemplo, gastos de oficina, salarios de los mandos, amortización de maquinaria, etc. Aquí solo aparece la cantidad total, pero se detallan pormenorizadamente en el documento ROM-03

El tercer bloque R3 refleja el resultado en el mes, año y origen de la empresa, tanto en valor numérico como el porcentaje respecto a la Producción (es decir, porcentaje respecto a las ventas). Es el margen de beneficio, antes de impuestos, de toda la empresa.

En este punto se incluye también un cuadro resumen del resultado de cada una de las obras.

El bloque R4 contiene el resumen de producción, coste y resultado de cada una de las obras. Es un resumen de la actividad de las obras de la empresa en el mes, año y a origen del sistema de control, independientemente de que luego cada obra tiene su propio informe pormenorizado de costes.

El último bloque R5 contiene 4 ratios muy relevantes para el control de la tesorería a corto plazo de cualquier empresa constructora.

• Producción pendiente de facturar: Obra ejecutada que todavía no se ha facturado al cliente. Obviamente ya ha generado coste pero no se ha cobrado porque no se ha facturado aún.
• Facturas pendientes de cobro: Facturas emitidas a los clientes pero que no se han cobrado aún.
• Facturas pendientes de recibir: Albaranes y proformas de los proveedores que han participado en la ejecución de las obras pero de los que todavía no se ha recibido factura. El coste existe, aunque no haya factura, y también existirá la obligación de pago en el momento de recibir la factura, por lo que es un parámetro que se debe tener en cuenta para la tesorería
• Facturas pendientes de pago: facturas recibidas de los proveedores y subcontratistas que aún no se han pagado.

Nota: El punto R5 es el único del informe en el que las cantidades deben expresarse IVA incluido, ya que lo que queremos es conocer son los flujos de capital total pendientes de entrar y de salir.

ROM-01 RESULTADO DE OBRA

Hay un informe por cada una de las obras. En resumen, este informe refleja la producción, costes y resultado global de la obra. Veamos sus partes:

Producción

Se refleja la obra ejecutada en el mes en términos monetarios. Podemos decir que es lo que la empresa va a cobrar por la obra ejecutada en el mes. Se compone de la suma de 4 conceptos:

• Facturación cobrada: facturas que ya se han emitido al cliente e incluso se han cobrado (sin IVA)
• Facturación pendiente de cobro: Facturas emitidas al cliente pero que todavía no se han cobrado
• Producción pendiente de facturar: Obra ejecutada de la que todavía no se ha emitido factura al cliente
• Otros. Cualquier otro concepto que genere un cobro efectivo o derecho de cobro sobre la actividad realizada en obra. Ejemplo: la venta de muebles o elementos constructivos procedentes de la demolición inicial en una obra de reforma.

Costes

Resumen de los costes incurridos en obra diferenciando por categorías principales:

a) Costes directos: aquellos que aplican a unidades de obra concretas

b) Costes Indirectos: Aquellos que aplican a toda la obra

Dentro de cada categoría principal se subdividen en la tipología del coste (materiales, subcontratistas, mano de obra propia de la empresa, etc.)

Resultado

El último punto de la primera hoja del informe ROM-02 refleja el margen de beneficio obtenido, antes de impuestos, de la obra.

Desglose por categorías

El resto del informe contiene el desglose de cada categoría del coste. Se detallan los trabajadores, los proveedores y los subcontratistas que han intervenido en la ejecución de la obra.

ROM-02 RESULTADO ANALÍTICO POR UNIDAD DE OBRA

En este informe se recoge el resultado de cada una de las unidades de control definidas para la obra. Hay un informe por cada una de las obras.

Una UNIDAD DE CONTROL es una partida, o conjunto de partidas, que la empresa constructora quiere controlar de manera pormenorizada. Puede coincidir con las unidades de obra de un Proyecto de Ejecución, si bien lo mas habitual es agruparlas por capítulos o conceptos equivalentes, por simplicidad.

Al controlar estas unidades, podemos saber exactamente cuánto cuesta ejecutarlas, cuantos materiales se consumen, cuantas horas de mano de obra son necesarias por cada unidad, etc.

Es una información valiosísima, por ejemplo para presupuestar a futuros clientes. Ejemplo: si conozco exactamente cuanto me cuesta ejecutar un metro cuadrado de pavimento cerámico, estaré seguro de no equivocarme en el presupuesto a futuros clientes.

Para cada unidad de control se detalla:

Producción

Lo que el cliente va a pagar por esa unidad de obra en función del presupuesto aceptado (o de las horas por administración si es el caso).

Coste

Coste unitario y coste total (multiplicación de la medición por el coste unitario) de la unidad de control

Desglose

Desglose de cada uno de los materiales, mano de obra, proveedores, etc que han tomado parte en la ejecución de la obra. La cantidad que se refleja es cantidad unitaria, esto es, el consumo por unidad de medida de la unidad de control. Ejemplo: si la unidad de control es el metro cuadrado de pavimento cerámico, podríamos tener un desglose con 1,10 metros cuadrados de baldosa y 0,25 horas de oficial por cada metro ejecutado.

En las columnas de Producción se expresa el derecho a cobro por la ejecución de la unidad referenciada. Puede corresponder unívocamente a una unidad de obra del Proyecto, si bien lo mas común y práctico es agruparlas en unidades de idéntica naturaleza.

ROM-03 GASTOS GENERALES

Los Gastos Generales, también llamados Costes de Estructura o Costes Fijos, son los propios de la empresa por el mero hecho de estar en funcionamiento, y por definición se distinguen de los costes de obra en que no se pueden imputar a ninguna obra ni actividad.

Es fundamental conocer los Gastos Generales de la empresa para poder tenerlos en cuenta a la hora de presupuestar obras a los futuros clientes. A estos efectos se suele representar los Gastos Generales como un porcentaje del presupuesto final de la obra. Podemos decir que cada obra debe generar un beneficio en su ejecución pero también contribuir proporcionalmente al mantenimiento de la empresa. Así, la manera correcta de presupuestar a un cliente sería:

COSTE DE EJECUCIÓN MATERIAL DE LA OBRA + GASTOS GENERALES + BENEFICIO REQUERIDO

Si no conocemos el porcentaje de Gastos Generales de nuestra empresa corremos el riesgo de tener una cartera de obras cuya ejecución no cubra los costes de mantenimiento de la actividad de la empresa, llevándola a la quiebra a pesar de que las obras ganen dinero.

Los Gastos Generales se pueden clasificar de diversas maneras. En EXTECONTROL proponemos la del documento adjunto, si bien podemos adaptar nuestro sistema a cualquier otra configuración preferida por la constructora.

ROM-04 COSTES LABORALES

En EXTECONTROL registramos todas las horas de los trabajadores de la empresa en cada una de las obras en las que ha figurado. Para ello proveemos a la constructora de un cuadrante tipo para que cada trabajador lo rellene, y luego procesamos la información imputando a cada unidad de control las horas correspondientes. Calculamos el coste empresa de cada trabajador, teniendo en cuenta todos las variables : nómina neta, impuestos sobre la renta, seguridad social, prorrateo de pagas extraordinarias, vacaciones, etc. Incluso se puede hacer provisiones de futuras indemnizaciones por despido si la constructora así lo desea.

Con todo ello, se emite un informe con los costes e imputaciones de cada uno de los trabajadores. Además, cada Unidad de Control verá asignado los trabajadores que han intervenido en su ejecución.

ANEJO 1 RGF REGISTRO DE FACTURAS

Cada vez que la constructora sube a la plataforma una factura escaneada, nuestros administrativos la imputan y la registran. Además se cambia el nombre al archivo, pasando a tener el nombre real de la factura. La empresa constructora dispone en la plataforma del Registro de todas las facturas en formato excel , así como una carpeta de archivos con todas las facturas, lo que facilita su extracción en cualquier momento para consultar. A partir de estos archivos (registro de facturas y carpeta con facturas registradas), la empresa puede realizar cómodamente tareas como:

• Realización de los modelos de impuestos o envío de la documentación a la asesoría.
• Pago de facturas.
• Control de vencimientos y pagos pendientes.

Además,, si se contrata el módulo adicional de Conciliación Bancaria, EXTECONTROL se encarga de registrar los pagos realizados a partir de los movimientos bancarios de la empresa, lo que le permite conocer diariamente el pendiente de pago que tiene, que facturas están vencidas, deuda por proveedor, etc.

Independientemente de que este archivo está siempre disponible para la empresa, mensualmente se incorpora al ROM como un anejo.

ANEJO 2 RGA REGISTRO DE ALBARANES Y PROFORMAS

De manera similar a las facturas, EXTECONTROL registra con periodicidad diaria todos los albaranes que la empresa ha subido a la plataforma. Uno de los ratios que se debe controlar es el de albaranes pendientes de facturar, que en un parámetro fundamental para el control de tesorería de la empresa. Así, podremos decir que el pendiente de pago de una empresa es:

FACTURAS RECIBIDAS PENDIENTES DE PAGO + FACTURAS PENDIENTES DE RECIBIR

Las facturas pendientes de recibir son aquellos albaranes que no han sido todavía facturados y las proformas de los subcontratistas.

Una proforma de un subcontratista es el cálculo que hace el Jefe de Obra de lo que el subcontratista ha ejecutado en el mes. Simplificando, es la medición ejecutada de cada partida por el precio pactado para esa partida. Esto permite saber el coste de lo ejecutado sin tener que esperar a que el subcontratista emita la factura.