Inconvenientes de un ERP

Cuando se habla de los sistemas de gestión integral, o ERP, es común encontrar una glosa a sus virtudes y a las mejoras que puede introducir en la integración de los procesos de una empresa.

Sin embargo, la implantación de un ERP en una empresa tiene ciertos inconvenientes que pueden incluso desaconsejar su instalación en según qué compañías. Es importante conocer los problemas y vicisitudes a los que se va a enfrentar el empresario para que evalúe correctamente si un ERP es el sistema que necesita o debe buscar alternativas menos disruptivas a su operativa actual.

Inversión inicial elevada.

La implantación de un ERP requiere de un desembolso financiero inicial muy importante. Los principales costes iniciales a abordar son el coste del software y de su personalización, que depende del alcance de la customización del programa estándar. Pero es que además el empresario tiene que contar con otros gastos más difíciles de evaluar por anticipado. Especialmente relevante es el coste del personal en formación del nuevo sistema. El capital humano de la compañía va a requerir un tiempo no despreciable en ser formado para utilizar el sistema. En ciertos departamentos, como puede ser el administrativo, la implantación de un ERP supone una forma completamente diferente de hacer las cosas, por lo que sus trabajadores se enfrentan al desafío de aprender todo de nuevo.

Complejidad de la implantación.

Implantar un nuevo sistema informático que integra varios procesos implica la reestructuración de todo lo preexistente. Esto resulta en una disrupción de las operaciones diarias y en el requerimiento de una cuidadosa gestión para que la operativa habitual de la empresa no se vea afectada. Hay incluso una fase en la que deben convivir ambos sistemas, al objeto de detectar errores y pulir procesos, y esto inevitablemente implica una carga de trabajo adicional en todos los trabajadores implicados. La fase más delicada y problemática suele darse con lo que se llama la migración de datos, esto es, transformar las diversas bases de datos de cada uno de los departamentos o procesos anteriores al ERP en una única base de datos integrada que el sistema utilizará como input de su funcionamiento. Son habituales las incidencias en este proceso.

Plazo de implementación.

La obtención de un ERP requiere un tiempo significativo. El problema radica no en la programación de la personalización del software, que generalmente realiza el programador en sus oficinas, sino en el proceso de implementación que debe realizarse en las instalaciones de la empresa y que es donde surgen los imprevistos que generan retrasos y afectan a la productividad. Por lo general, el proceso hasta obtener un sistema completamente funcional requiere significativamente más tiempo del inicialmente previsto.

Resistencia del personal.

La adaptación de los trabajadores a una nueva forma de hacer las cosas con respecto a lo que llevan años haciendo es un elemento crítico del proceso de implementación. Además, el nuevo sistema requiere de nueva formación y esto conlleva siempre una curva de aprendizaje en la que inevitablemente va a haber errores, lo que puede afectar la moral y la productividad durante la transición.

Problema de compatibilidad con el sistema anterior.

La compatibilidad entre sistemas informáticos depende de muchos factores, y en fase de implementación y en fase de migración de datos los “problemas de comunicación” entre sistemas pueden constituir un auténtico desafío para programadores y trabajadores.

Actualización y mantenimiento del sistema.

El coste de un ERP no acaba con su proceso de implementación. Además del pago de renovación de licencias, es inevitable contar con la asistencia del proveedor para realizar un correcto mantenimiento y mantener el programa actualizado. Además, si hay cambios en la la empresa, bien por cambios en su operativa o bien porque amplia o modifica su actividad productiva, puede ser necesario readaptar el ERP a la nueva realidad. Un ERP es un sistema rígido desde el punto de vista de usuario, y su modificación para adaptarse o crear nuevas funcionalidades requiere de un experto. En empresas grandes con departamentos de IT es habitual que incorporen personal específico para la resolución de vicisitudes, el mantenimiento y la adecuación del sistema ERP en cada momento.

Seguridad.

La forma habitual de almacenar la información en un ERP es en la nube, o en servidores exteriores. Si bien un ERP debe ser un sistema robusto y actualizado frente a amenazas externas, no está completamente exento del riesgo. Se debe mantener el sistema actualizado con las últimas actualizaciones y parches de seguridad como única manera de hacer frente a nuevas vulnerabilidades y amenazas que vengan del exterior de la empresa. Las empresas deben implementar procesos regulares de actualización y realizar auditorías de seguridad periódicas para garantizar que su ERP esté a la vanguardia en defensa contra ciberataques. La seguridad de un ERP no recae únicamente en la tecnología; el factor humano también desempeña un papel fundamental. Hay que proporcionar formación continua al personal sobre prácticas de seguridad cibernética, conciencia de phishing y procedimientos de uso seguro del ERP como primera línea de defensa contra amenazas potenciales.

Otras dificultades

Hay otras dificultades que hay que tener en cuenta antes de decidirse a implantar un ERP:

• Se debe hacer una cuidadosa selección de la empresa que va a proveer e implantar el sistema ERP. No solo es una cuestión de precio, es conveniente pedir referencias y analizar pormenorizadamente al proveedor. Hay que tener en cuenta que le vamos a confiar todos nuestros datos y procesos.
• Antes de contratar el ERP se debe tener muy claro el alcance del mismo, los requisitos que se le van a exigir. Pedir que el programa haga cosas nuevas o diferentes de lo contratado inicialmente con los programadores redunda en sobrecostes y justificaciones para alargar los plazos contratados.
• En ocasiones los clientes exigen recibir la documentación en su propio sistema o en una determinada plataforma. Se debe analizar de manera previa si el ERP a implantar puede tener incompatibilidades con dichos sistemas de nuestros clientes.

La gestión y control eficiente de los costes es esencial para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Mientras que la implementación de un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) ofrece beneficios significativos, las desventajas asociadas pueden plantear desafíos considerables para las pequeñas y medianas empresas. En este contexto, la subcontratación del control de costes emerge como una alternativa estratégica que merece pena evaluar.

Subcontratar el control de costes permite a las pequeñas empresas evitar la inversión inicial sustancial requerida para la adquisición y la implementación de un ERP. En lugar de comprometerse con costos fijos, la subcontratación proporciona una solución más flexible, adaptándose a las necesidades y al presupuesto específico de la empresa.

Como hemos visto, la implementación de un ERP a menudo implica una interrupción significativa de las operaciones diarias durante la fase de transición. Subcontratar el control de costes evita este problema, ya que los servicios externos pueden integrarse de manera más ágil y sin afectar la rutina diaria del personal interno.

En EXTECONTROL ofrecemos un servicio de control de costes externo para pequeñas y medianas empresas constructoras.

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Subcontratación del control de costes

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