Esta entrada forma parte de una serie en la que explicamos con detalle la documentación que una empresa constructora recibe cuando decide confiar el control económico de sus obras (y por tanto de la actividad productiva de su empresa) a EXTECONTROL. En esta entrada vamos a explicar en detalle los dos primeros: el listado del registro de facturas y la carpeta digital donde se almacenan una vez ordenadas y codificadas para su rápido acceso. El sistema de EXTECONTROL es el sistema mas barato y sencillo para el registro de facturas.
Los documentos que se reciben mensualmente son:
- 1) Listado RG | Registro General de costes: Listado de todas las facturas, albaranes y recibos
- 2) Carpeta digital RG: Carpeta digital con todas las facturas, albaranes y recibos.
- 3) Informes ROM: Informes del resultado económico y financiero de cada una de las obras
- 4) Informe ROM INTEGRACION: Informe del resultado global del mes y del año en curso.
- 5) Informe del resultado analítico por unidades de obra en una o varias obras. (opcional)
En esta entrada vamos a explicar en detalle los dos primeros: el listado del registro de facturas y la carpeta digital donde se almacenan una vez ordenadas y codificadas para su rápido acceso.
Listado RG y Carpeta Digital RG (registro de facturas)
Contar con EXTECONTROL para digitalizar las facturas es el sistema mas económico, rápido y fiable que una pequeña empresa de construcción o reformas puede hacer para que las facturas y recibos de su empresa estén correctamente ordenadas y sean inmediatamente accesibles .
Por solo 95 € al mes la empresa se olvida de poner un administrativo introduciendo facturas y albaranes en un programa informático, solo tiene que enviarlo a EXTECONTROL y recibirá un listado con todas las facturas y una carpeta digital donde podrá acceder fácilmente a las facturas a través del propio listado.
¿En qué consiste en Listado RG (Registro de Facturas)?
Es una base de datos en Excel, que se entrega tanto en Excel abierto como en pdf, para que la empresa utilice lo que le resulte más cómodo, donde de cada factura figuran los siguientes datos:
- Razón social de la empresa emisora de la factura
- CIF de la empresa emisora de la factura
- Fecha de emisión de la factura
- Código de la factura según nomenclatura proveedor
- Código de la factura asignado por EXTECONTROL (1)
- Mes fiscal en el que se computa la factura a efectos de impuestos
- Importe de la factura en base imponible
- Importe de IVA
- Retención aplicada (si procede)
- IRPF (si procede)
- Vencimiento
Además, si se desea, se incorporan también los pagos efectuados de manera que la empresa obtiene un sencillo registro de sus facturas pendientes de pago.
A partir de este listado se puede acceder cómodamente a cada factura, por ejemplo para comprobarla previo a su pago.
Este listado permite filtrar por todos los campos. Por ejemplo: se pueden filtrar todas las facturas recibidas de un determinado proveedor en una determinada obra, obteniendo los subtotales de lo facturado, pagado, pendiente de pago, etc. Una vez el listado las ha filtrado, se pueden extraer cómodamente de la carpeta RG
(1) EXTECONTROL asigna a cada factura recibida un código alfanumérico que sirve para identificarla rápidamente en función del proveedor, mes en el que se ha recibido y a que obra se ha imputado. Esto facilita la búsqueda y acceso a esa factura.
¿En qué consiste la Carpeta RG (Carpeta Digital de Facturas)?
Carpeta digital con todas las facturas, albaranes y recibos renombrados bajo el código del listado anterior, lo que permite su rápido acceso a través de nuestro motor de búsqueda. De esta manera cualquier miembro de la empresa con autorización puede acceder a cualquier factura.
¿Por qué es esto mejor que un programa informático de digitalización de facturas?
Sencillez
Básicamente es lo más fácil y sencillo que puede hacer una pequeña empresa constructora y de reformas para tener correctamente registradas sus facturas: simplemente las envía a EXTECONTROL y luego las recibe ordenadas y anotadas en una base de datos.
Economía
No hay sistema mas barato para la gestión de facturas. No solo la empresa se ahorra un ERP o programa informático, es que además no precisa poner personal a “picar facturas”. EXTECONTROL ofrece sus sistema de control de costes desde 95 € al mes, con un mes de prueba gratuito.
Perfecto para la presentación de impuestos
La mayoría de asesorías fiscales requieren la digitalización de facturas y un listado de las mismas para presentar los modelos de impuestos; nuestro listado RG y carpeta RG se puede enviar directamente al asesor fiscal para la presentación de los correspondientes impuestos.
Funcionalidad
Tener un listado con motor de búsqueda de facturas es terriblemente útil para acceder rápidamente a las facturas que queremos ver, ya sea para su comprobación, su pago, etc.
Registrar facturas. Programa de registro de facturas. Como registrar facturas.
