Niveles en el control de costes en construcción.

Introduccion

En el post Diferencia entre contabilización contable y contabilidad de costes explicamos las diferencias entre la analítica de costes o contabilización de costes y la contabilidad financiera y legal, vinculada a las obligaciones fiscales y mercantiles. En este post nos vamos a centrar en la analítica de costes, o control de costes en la construcción, cuyo objeto es desglosar y analizar los costes asociados a la actividad productiva de la empresa y de sus procesos internos estructurales. En términos coloquiales, saber cómo van las obras y si la empresa gana o pierde dinero con su actividad.

En concreto vamos a hablar del alcance u objetivo de ese control de costes. Como siempre, vamos a exponer los conceptos desde el prisma de una pequeña o mediana empresa constructora, dado que en EXTECON nos dedicamos a prestar servicios en ese sector.

Definición del alcance del control de costes

Por alcance del control de costes nos referimos a definir el nivel de información que queremos que nos reporte nuestro sistema de control de costes. Es equivalente a establecer el nivel de detalle con el que queremos controlar la actividad de nuestra empresa.

Nivel 0: Nivel Empresa

Consiste en llevar el cómputo de los costes de la empresa sin diferenciar por centro de explotación.

Por centro de explotación nos referimos a cada una de las unidades de producción de una empresa. En el caso de una empresa manufacturera sería cada una de sus fábricas. En el caso que nos ocupa de una empresa de construcción, sería cada una de sus obras.

Todos los costes en los que incurre la empresa, así como sus ventas, se tratan de manera homogénea, sin diferenciar la obra en la que se producen.

En todo caso es habitual y aconsejable distinguir entre:

• Costes, ventas y resultado de explotación: Lo que generan las obras en su conjunto, sin diferenciar entre ellas.
• Costes de estructura (o gastos generales). Costes genéricos de la empresa que no se pueden atribuir directamente a las obras, tales como salarios de personal de oficina, instalaciones comunes, gastos de asesoramiento y seguros, etc.
• Costes de financiación. Costes de los préstamos, líneas de descuento, avales et.

Simplificando, diremos que obtenemos el resultado económico antes de impuestos de una empresa al restar del resultado total de las obras sus costes de estructura y de financiación.

Este nivel de control puede ser suficiente para el caso de empresas constructoras con múltiples obras, pero de pequeño tamaño, generalmente pequeñas reformas o actuaciones. Llevar en este caso un control por obra puede ser irrelevante e incluso contraproducente por la sobrecarga de trabajo administrativo que puede generar.

Sin embargo, en ese caso puede ser muy interesante realizar un control de costes mixto entre el nivel empresa y el nivel obra. Consistiría en realizar un control discretizado por tipologías de obra o por ubicación de las mismas. Por ejemplo, una empresa constructora cuya actividad fuera la reforma de baños por un lado y por otro la reforma de patios en comunidades de vecinos, podría generar dos centros de explotación y realizar el control de costes y resultado de sendas actividades de manera independiente. Esto le permitiría, por ejemplo, decidir qué actividad le conviene potenciar comercialmente en primer lugar porque le reporta más beneficio.

Nivel 1: Nivel Obra.

Básicamente este nivel consiste en tratar cada obra como si fuera una pequeña empresa en sí misma y llevar el control de sus costes, de su producción y por ende de su resultado.

Del control analítico de costes por obra no solo se obtiene su resultado económico, en el sentido de si gana o pierde dinero. Se controla, por ejemplo, el riesgo financiero que esa obra supone para la empresa, con ratios de control tales como la diferencia entre la obra ejecutada y la certificada o la diferencia entre lo que se ha cobrado y lo que se ha facturado.

Este nivel no sólo aporta al constructor información muy útil para detectar disfunciones y para la toma de decisiones particulares que afectan a la obra. A nivel estratégico, este nivel de control permite conocer cuál es el equipo gestor que obtiene los mejores resultados, qué tipología de cliente genera más tensiones financieras, cuál es la tipología de obra con mejor ratio producción/beneficio, etc.

Nivel 2: Nivel Unidad de Control.

Empezaremos definiendo qué entendemos por Unidad de Control: Unidad de Control es una unidad de obra o una agrupación de varias, o bien una partida genérica o un capítulo presupuestario, de los que se desea controlar su coste real de ejecución. Por ejemplo, podríamos establecer una Unidad de Control que fuera los forjados de una obra de edificación. Independientemente de que en el presupuesto haya varias unidades de obra destinadas a los forjados (unidad de obra para el encofrado, para el acero, para el hormigón, etc…) las agrupamos en una sola unidad de coste.

Para cada unidad de coste se calcula, por cada período (generalmente cada mes) y a origen de la obra:

• Coste real de ejecución.
• Coste unitario de ejecución, o coste por unidad de medida (resultado de dividir el coste real total de ejecución por la medición total de la unidad de control)
• Medición real ejecutada.
• Producción. Resultado de multiplicar la medición real ejecutada por el precio del presupuesto.
• Certificación. De lo ejecutado, cuánto se ha podido certificar y cuánto queda pendiente de certificar.

Con dichos cálculos, se analiza:

• Diferencia entre el coste real de ejecución y el coste planificado.
• Diferencia entre el coste real de ejecución y la producción (resultado de multiplicar la medición por el precio del presupuesto)
• Diferencia entre lo realmente ejecutado y lo reconocido en la certificación.
• Coste unitario de ejecución con respecto a la misma unidad en otras obras.
• Consumos de materiales por partidas, detección de desviaciones anómalas.

Este nivel de control se puede hacer con todas las unidades de una obra o solo con algunas, si bien lo habitual es que una vez que se dispone del sistema para realizar este nivel de control dividir toda la obra por unidades de control y controlarla así entera.

Otra de las ventajas de este nivel de control de costes es que proporciona a la constructora información real de los precios reales de las unidades de obra más habituales en construcción, lo que le permite ser mucho más exacto en sus estimaciones presupuestarias para otros clientes.

Obviamente, este nivel de control engloba también a los dos anteriores. De esta manera el empresario tiene:

• Información del resultado de la constructora.
• Información del resultado de cada una de las obras.
• Información del resultado de las unidades de coste de las obras.

Conclusión

El control de costes es un proceso interno del que se reporta información a medida de las necesidades de la empresa. Lo que es útil y práctico para una empresa puede no serlo para otra, aunque sean del mismo sector

El alcance del control analítico de costes lo define la empresa según sus necesidades. Para determinadas empresas u obras, puede ser muy interesante el control de costes no solo de la obra, sino de todas o parte de las unidades de obra de las que se compone.

En el caso de pequeñas empresas de construcción con pocos medios de estructura, es habitual contar con una asesoría o gestoría legal a la que se le contrata la contabilidad legal y la tramitación de los impuestos. Pues bien, se puede replicar esa manera de funcionar con el control interno de las obras, contratando con una empresa especializada en control de costes.

De esta manera, la empresa de construcción cuenta con información mensual de la marcha de cada una de sus obras y por ende de la empresa, sin necesidad de contar con un sistema propio de control.

Con EXTECON, el empresario de la construcción puede contratar el nivel de control deseado por en función de sus necesidades y presupuesto, y de esta manera obtener con periodicidad mensual información mucho más práctica y precisa que la contabilidad normativa que recibe de su asesoría legal.

Mas información sobre la subcontratación del control de costes en este post.

Control de costes en construcción

Control de costes en obra

Como hacer el control de costes

Subcontratación del control de costes

Control económico obra