La importancia del control de costes en construcción.

Introduccion

Dicen que España es un país de bares, pero pocos saben que también lo es de pequeñas y medianas empresas constructoras, su número se estima en más de 100.000.

La mayoría son empresas con muy poca estructura (entendiendo como tal los medios humanos y recursos materiales que no aplican directamente a la obra), y que no realizan un control de costes y de resultado de sus obras.

Que una obra sea de pequeña envergadura no implica que no tenga ventajas el control de su resultado. En ningún ámbito de la vida se puede mejorar lo que no se mide.

Son muchas las pequeñas constructoras que basan toda su información económica y financiera en el flujo de caja, lo que popularmente se llama “la cuenta de la abuela”. En un mes dado, tanto se ha ingresado, tanto se ha pagado, lo que queda es el beneficio. Y no puede ser más erróneo.

Defectos de controlar la empresa solo a partir de los flujos de caja:

Por obvio que resulte, no está de más enfatizar los principales defectos de controlar la empresa solo a partir de los flujos de caja:

• No tiene en cuenta la realidad de la obra construida con los ingresos recibidos. Si cobramos un anticipo de un cliente antes de comenzar la obra, no implica que la empresa tenga un beneficio ese mes. Solo que tiene un movimiento a favor en su balance.
• Asumir como costes solo las facturas recibidas, sin tener en cuenta los suministros y servicios recibidos pendientes de ser facturados a cierre de mes.  De esta manera siempre tenemos una foto incorrecta del resultado económico de la actividad de la empresa, al no considerar los costes en los que ya se ha incurrido pero cuyas facturas que están pendientes de llegar.
• Tratamiento incorrecto de los impuestos. Falta de previsión de su pago y tendencia a considerarlos como un coste, cuando son una consecuencia.
• Ausencia total del control de obra. Ninguna decisión puede ser tomada al respecto de una obra determinada al desconocer si está generando resultado para la empresa o por el contrario está siendo deficitaria.

La lista sería interminable, pero se puede resumir en que el control económico basado en flujos de caja de un período determinado es erróneo y provoca la adopción de medidas equivocadas.

¿En qué consiste el control de costes para una pequeña empresa de construcción?

De manera muy básica se trata de seguir el siguiente proceso:

1. Planificación económica inicial de la obra. Básicamente es el estudio inicial de los costes de la obra y la previsión de los que vamos a cobrar por ella. Y, por ende, su resultado. Puede ser directamente el estudio que se hizo al ofertar la obra, pero idealmente se debe rehacer para incorporar estrategias con el cliente, costes que ya sepamos con certeza, etc.
2. Imputación mensual de los costes de obra. Es llevar todos los meses el registro valorado de los suministros recibidos y gastados en la obra y los servicios obtenidos de subcontratistas. De cada obra.
3. Procesamiento de los datos recibidos. O bien con medios propios tanto informáticos como de personal administrativo, o bien externalizando el servicio con una empresa como EXTECONTROL, se procesan todos los datos recibidos según su naturaleza y se obtiene los informes del resultado de cada obra en ese mes y de la empresa por integración de todas las obras junto con los gastos de estructura (o gastos fijos).
4. Análisis y toma de decisiones. Estrategias de mejora.

¿Y qué vamos a conseguir con el control de costes? ¿Cuáles son sus ventajas respecto al sistema de flujos de caja?

Básicamente dos:

Conocer el resultado exacto de cada obra cada mes.

A su vez esto nos permite:

• Detectar fallos u opciones de mejora en el proceso de compras y de subcontratación. Se mejora la selección de proveedores y subcontratas.
• Reclamar al cliente sobrecostes de obra cuando se detecta que se están haciendo trabajos que no responden a la realidad de lo proyectado o presupuestado y por los que se está perdiendo dinero.
• Detectar desviaciones respecto a la planificación inicial. El seguimiento contínuo de los costes de la obra proporciona una visión temprana de posibles desviaciones entre el presupuesto planificado y los costes reales. Esto permite tomar medidas correctivas de manera informada y oportuna para corregir o limitar las desviaciones.
• Mejorar los presupuestos de obra futuros. Conocer en tiempo real los costes de construcción permite ser mucho más exacto a la hora de realizar los presupuestos y ofertas de futuras obras, ganando en competitividad y en seguridad. Se reduce el riesgo de sobreestimación o subestimación en los presupuestos.
• Mejora de cumplimiento de plazos. La gestión eficaz de los costes contribuye a la planificación adecuada, lo que a su vez ayuda a cumplir con los plazos establecidos.

Conocer el resultado económico de la empresa cada mes

Evitando sorpresas en el cierre de ejercicio. A su vez esto nos permite:

• Planificación financiera precisa y dinámica.
• Adaptarse a cambios en la situación económica y financiera de la empresa en tiempo real.
• Identificar tendencias en la gestión de las obras. Identificar tendencias en los costes de construcción, tales como encarecimientos de ciertas materias primas.
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales

El control de costes analítico por obra no solo es esencial para la supervivencia financiera de una empresa de construcción, sino que también es clave para su crecimiento sostenible, la satisfacción del cliente y la mejora continua de sus operaciones.

Como pequeña o mediana empresa de construcción ¿Cómo hago para tener control de costes por obra?

De manera genérica, podríamos distinguir dos formas de tener acceso a información detallada del coste mensual de nuestras obras y por consecuencia del global de la empresa:

Con medios propios.

Si queremos llevar el control de costes con medios propios debemos disponer de los medios informáticos y del personal administrativo necesario para alimentarlos. Se requiere tener un software específico de control de costes. El mercado ofrece multitud de opciones, pero supone en cualquier caso un coste fijo. Además hay que contar que estos sistemas no trabajan solos, por muy automatizados y digitalizados que los compremos, y siempre van a requerir de personal formado para alimentarlos con todos los datos necesarios y para saber extraer la información de manera adecuada y sin errores.

Llevar el control de costes con medios propios tiene la ventaja de que podemos personalizar el alcance de la información que queremos recibir, pero esta customización tiene un coste que puede ser elevado en función de lo que se le requiera.

Con medios ajenos

De la misma manera que la empresa constructora subcontrata a un industrial los trabajos en un área para la cual no está especializado, puede subcontratar la gestión integral del control de costes de su obra a una consultoría de construcción.

Entre sus ventajas figuran:

• Más económico.
• Evita la contratación de personal administrativo específico para el control de costes. Disminuye por tanto el pasivo laboral.
• Flexibilidad y adaptabilidad. Se puede anular el servicio si baja el nivel de obra, o proporcionar servicios temporales durante picos de trabajo o proyectos específicos.
• Objetividad y neutralidad. Al ser externas a la empresa, las consultoras pueden ofrecer una perspectiva objetiva y neutral sobre los costes de la obra. Esto minimiza posibles conflictos con el personal responsable de la obra al ofrecer una evaluación imparcial.Acceso a herramientas y tecnologías avanzadas sin asumir el coste de implantación. Esto permite una recopilación de datos más eficiente, análisis más preciso y presentación de informes detallados.
• Reducción de carga administrativa interna. Al externalizar el control de costes, la empresa libera a su personal interno de tareas administrativas intensivas y permite que los empleados se centren en sus funciones principales, mejorando la eficiencia operativa.
• Externalizar el control de costes permite a la empresa concentrarse en sus actividades centrales lo que puede aumentar la eficacia global de la empresa.
• Mejora en la eficiencia y rentabilidad. Al aprovechar la experiencia y eficiencia de una consultora externa, la empresa puede mejorar su gestión de costes, aumentando la rentabilidad de sus proyectos y reduciendo posibles pérdidas.

Subcontratación del control de costes

Una empresa constructora puede controlar sus costes implantando un ERP o software de control de costes, destinando recursos laborales propios para su manejo, básicamente alimentarlo de datos y obtener los resultados.

Pero para una pequeña o mediana empresa de construcción la implantación de un ERP puede no ser rentable, ni en términos económicos ni en esfuerzo del personal implicado en su implantación. La alternativa pasa entonces por la externalización del control de costes, o subcontratación del control de costes con una consultoría de construcción especializada en control de costes

El grupo EXTECON presta servicios a la construcción para los diferentes agentes que en ella intervienen. EXTECONTROL es la división para el Control Económico de Obras de Empresas Constructoras.

EXTECONTROL permite a nuestros clientes evitarse el coste de un ERP o software de control, así como del personal necesario para alimentarlo de datos, todo por una tarifa fija al mes y cancelable en cualquier momento. Nuestros clientes reciben todos los meses un reporte del resultado económico y del estado financiero de cada una de las obras (centros productivos), así como un informe del resultado global de la empresa en ese mes y del año en curso.

Control de costes en construcción

Control de costes en obra

Como hacer el control de costes

Subcontratación del control de costes

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