¿Qué es un ERP?

Hace ya muchos años que las siglas ERP resuenan en las oficinas. El objetivo de esta entrada es clarificar los aspectos básicos de lo que es y no es un ERP, sus ventajas, sus inconvenientes y sus alternativas.

Definición de ERP

Básicamente es un software, o programa informático, creado a medida de la empresa en la que se implanta y que tiene como función integrar todos los procesos administrativos que se necesitan para operar la empresa.

En una empresa coexisten diferentes sistemas para la gestión de cada uno de los procesos: un programa de nóminas, otro para la contabilidad, una hoja de cálculo para los pedidos, etc. Pero están desconectados entre sí. La interacción entre ellos se realiza a través del trabajo humano, que utiliza los resultados que arroja un sistema para alimentar otro. Por ejemplo, los costes laborales calculados por el programa empleado por recursos humanos los utiliza el administrativo de contabilidad como input de su programa de costes.

El ERP tiene como fin integrarlo todo en un mismo sistema.

Se llama ERP porque son las siglas en inglés de “Enterprise Resource Planning“, en castellano significa: “planificación de recursos empresariales”

Partes de un ERP

Básicamente un ERP consiste en una base de datos, una serie de módulos que realizan procesos independientes pero interrelacionados entre si y una pasarela que proporciona información y resultados.

Base de datos.

Es la gran ventaja competitiva de un ERP frente a otros sistemas. Existe una única base de datos, que se introduce una sola vez y que comparten todos los procesos. La base de datos se puede entender como la materia prima del sistema. Por seguir con la analogía, cada módulo o proceso genera un “producto semielaborado” que sería el resultado de su proceso. Este nuevo dato es a su vez utilizado por otros módulos, de manera ya automatizada.

Módulos.

En primera instancia, aunque no necesariamente, puede equivaler a los departamentos de la empresa. Así, suele haber un módulo de contabilidad, de recursos humanos, de compras, de facturación, etc. La idea es que cada módulo se customiza para adaptarse a los procesos y las necesidades del departamento. La clave es que, si bien hablamos de módulos como procesos independientes, están interrelacionados entre si y se retroalimentan.

Pasarela de presentación de resultados.

Todo ERP debe incorporar un conjunto de soluciones para presentar los resultados de los procesos intermedios o finales, adaptadas a las necesidades de los diferentes agentes intervinientes en la gestión de la empresa. Se suele diferenciar entre resultados en pantalla, generalmente para consultas, e informes. Todo ERP tiene una base de informes con el formato y el contenido adaptados. El acceso a los mismos puede restringirse según un protocolo de autorizaciones de manera que cada empleado solo puede acceder a aquellos informes para los que ha sido previamente autorizado

Ubicación de un ERP

Por ubicación del ERP entendemos no solo el software, sino también la información, esto es, la base de datos inicial, los datos calculados y la base de informes. Hay tres posibilidades:

En las instalaciones de la empresa.

Un servidor almacena programa e información. Es responsabilidad de la empresa su mantenimiento y su seguridad.

En la nube

El software se aloja en un servidor de la empresa del ERP o en un proveedor de servicios de almacenamiento en la nube y se entrega por internet. Por lo general, el proveedor de software se encarga del mantenimiento, actualización y seguridad habituales. En la actualidad el ERP en la nube es el método de implementación más popular. Sus ventajas son obvias para las empresas descentralizadas o con múltiples oficinas.

La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose gracias al progresivo aumento del uso de aplicaciones en teléfonos y tabletas, que permiten un acceso parcial al ERP en cualquier punto y para funciones determinadas. Así por ejemplo, el personal ubicado en una obra puede utilizar una aplicación de su teléfono móvil para introducir en el ERP todos los albaranes de los suministros recibidos.

Sistema híbrido.

Software y parte de los datos están en la nube y otros datos están localizados en alguna instalación de la empresa, generalmente por la sensibilidad de los mismos.

Ventajas de implantar un ERP

Las dos principales ventajas que debería aportar un ERP a la empresa son la reducción de costes laborales en tareas administrativas y la mejora en la precisión de la información que se obtiene. Sin embargo, en el apartado de desventajas veremos que esto no siempre se cumple.

Reducción de costes laborales en tareas administrativas

Uno de los beneficios más evidentes de un ERP es su capacidad para automatizar tareas administrativas, en especial la entrada de datos en los sistemas de cada uno de los departamentos o procesos de la empresa. Un ERP adecuadamente implantado debe ser capaz de coger los resultados de un proceso y utilizarlos como input de otro proceso. Es decir, simplificando mucho, se busca “meter los datos solo una vez”.

Otro aspecto que contribuye a la reducción de costes laborales es que los empleados pueden acceder rápidamente a la información que necesitan, eliminando procesos manuales que consumen tiempo y mejorando la comunicación entre departamentos. Por seguir con el ejemplo, un administrativo del departamento de control de costes requería del departamento de recursos humanos un informe con los costes laborales del mes. Con el ERP, puede acceder directamente a dicha información.

Obviamente esto no va a significar que se pueda prescindir de todas las labores administrativas realizadas por la parte humana. Sigue siendo necesario alimentar de datos el ERP, y en ocasiones si no está adecuadamente implantado, la dificultad o incluso el tiempo para realizarlo es mayor.

Mejora en la precisión de la información obtenida

Los errores humanos son inevitables, pero con la implementación de un ERP la precisión de los datos se eleva considerablemente. Para empezar, el sistema integra datos de diferentes departamentos, eliminando de esta manera la duplicidad y reduciendo las ocasiones de cometer errores.

Una de las fortalezas de un ERP es que la información obtenida no es sólo más fiable, sino que es más coherente. Un ERP integra datos de diferentes departamentos. Anteriormente, la información estaba fragmentada en diversos sistemas y plataformas, y la conexión entre ellos requería la mano humana. La implementación de un ERP rompe esa barrera, creando una red interconectada donde los datos fluyen sin obstáculos entre departamentos. Esto no solo agiliza los procesos, sino que también mejora la coherencia y la calidad de la información disponible.

Además, la información recibida con un ERP no solo tiende a ser más fiable, también a estar actualizada, lo que mejora la toma de decisiones.

Acceso directo a la información.

El ERP permite a cualquier miembro de la empresa al acceso directo a la información, sin requerir ayuda de terceros. Un mando intermedio, con las autorizaciones y permisos pertinentes, puede en todo momento consultar en el sistema la información que precise para la realización de sus funciones, sin necesidad de solicitarlo al departamento correspondiente y esperar a recibir la información solicitada. Se gana en autonomía. Incluso un usuario no experto en el sistema puede, con una mínima formación, aprender a extraer del sistema los informes que precisa para el desarrollo de sus funciones.

Personalización.

Como hemos dicho, un ERP parte de una aplicación informática existente que se reprograma para adaptarla a las particularidades y necesidades de la empresa en la que se implanta.

Escalabilidad.

Un ERP no solo genera beneficios inmediatos, sino que también es una solución escalable que puede crecer con la empresa. A medida que la organización se expande, el sistema puede irse adaptando para satisfacer nuevas necesidades. Se puede ir reprogramando, por así decirlo, como si de la actualización de una aplicación de un móvil se tratara.

Sin embargo, esta ventaja puede convertirse en un serio inconveniente. Si en un momento dado la empresa cambia algún proceso de su línea de producción puede requerir cambios significativos en el ERP, con su correspondiente coste económico y afección al funcionamiento operativo de todos los departamentos.

Desventajas de implantar un ERP.

En el post Inconvenientes de un ERP hacemos un completo análisis de los problemas y desafíos a los que se enfrenta la empresa cuando decide implantar un ERP. En resumen, serían:

• Requiere una inversión elevada.
• Requiere formación del personal.
• La implantación es compleja.
• Los plazos de implantación elevados y se alargan respecto a las previsiones iniciales.
• Resistencia al cambio de los trabajadores.
• Problemas de compatibilidad con los sistemas preexistentes
• Coste de actualización y mantenimiento del sistema.
• Seguridad.

Seguridad de un ERP.

Tan importante son los beneficios que aporta un ERP como las medidas de seguridad robustas que deben rodear este sistema centralizado.

Uno de los activos más valiosos de una empresa es su información, y un ERP almacena y procesa datos críticos que abarcan desde información financiera hasta datos de clientes. La seguridad de un ERP se convierte así en un pilar fundamental para proteger estos datos sensibles contra amenazas internas y externas. El cifrado de datos, el control de acceso riguroso y la monitorización constante son componentes clave para garantizar la confidencialidad e integridad de la información.

Puntos clave en materia de seguridad de un ERP:

Protección contra amenazas internas.

La implementación de un sistema de control de acceso parcial a los diferentes usuarios es esencial para prevenir amenazas internas. Con un ERP, se pueden establecer permisos específicos para cada usuario, limitando el acceso solo a las funciones y datos necesarios para sus responsabilidades. Esto no solo reduce el riesgo de manipulación maliciosa, sino que también facilita la identificación de cualquier actividad sospechosa.

Protección contra amenazas externas.

Los datos de una empresa son objetivo de piratas informáticos que buscan chantajear empresas con el robo de información sensible o con el bloqueo de sistemas que afectan a la operatividad de la empresa víctima del ataque.

Se debe mantener el sistema actualizado con las últimas actualizaciones y parches de seguridad como única manera de hacer frente a nuevas vulnerabilidades y amenazas que vengan del exterior de la empresa. Las empresas deben implementar procesos regulares de actualización y realizar auditorías de seguridad periódicas para garantizar que su ERP esté a la vanguardia en defensa contra ciberataques.

La seguridad de un ERP no recae únicamente en la tecnología; el factor humano también desempeña un papel fundamental. Hay que proporcionar formación continua al personal sobre prácticas de seguridad cibernética, conciencia de phishing y procedimientos de uso seguro del ERP como primera línea de defensa contra amenazas potenciales. Muchas de las brechas de seguridad se producen por trabajadores que se conectan al ERP con sus ordenadores portátiles a través de redes wifi públicas.

Es imprescindible contar con un plan de acción ante un problema de seguridad. Se deben catalogar los incidentes posibles y sus respuestas de forma bien estructurada para contener y remediar rápidamente cualquier brecha de seguridad que minimice el impacto y proteja la continuidad operativa de la empresa.

Alternativas a implantar un ERP para el control de costes de una empresa de construcción.

En el post: post desarrollamos en detalle la subcontratación del control de costes como la alternativa mas eficiente a un ERP.

Para una gran empresa los sistemas ERP son indudablemente lo más adecuado. Sin embargo, como hemos visto al hablar de las desventajas del ERP, en empresas de pequeño o mediano tamaño su implantación puede no ser rentable, ni en términos económicos ni en esfuerzo del personal implicado en su implantación.

En el competitivo mundo de la construcción, las pequeñas empresas a menudo se enfrentan al desafío de equilibrar control de costes y recursos limitados. En este punto, la externalización se presenta como una estrategia inteligente, especialmente para aquellas empresas que realmente no necesitan un ERP completo.

Una consultoría de construcción especializada en control de costes no solo aporta experiencia en la gestión financiera, sino que también comprende los matices específicos de la industria de la construcción. Estas empresas no solo manejan números, sino que entienden los ciclos de proyectos, la variabilidad de costes asociados y las circunstancias particulares que impactan los presupuestos en la construcción.

Para muchas pequeñas empresas de construcción, la implementación de un ERP puede resultar una inversión muy importante, tanto en dinero como en tiempo. La externalización del control de costes proporciona una solución más flexible, adaptándose al tamaño y a las necesidades específicas de la empresa sin la necesidad de una infraestructura de software compleja.

El grupo EXTECON presta servicios a la construcción para los diferentes agentes que en ella intervienen. EXTECONTROL es la división para el Control Económico de Obras de Empresas Constructoras.

EXTECONTROL permite a nuestros clientes evitarse el coste de un ERP o software de control, así como del personal necesario para alimentarlo de datos, todo por una tarifa fija al mes y cancelable en cualquier momento. Nuestros clientes reciben todos los meses un reporte del resultado económico y del estado financiero de cada una de las obras (centros productivos), así como un informe del resultado global de la empresa en ese mes y del año en curso. Nuestro sistema de trabajo on-line permite al empresario de la construcción delegar el control de costes de sus obras de manera muy sencilla y económica.