Cómo hacer una planificación económica de obra. Previo al inicio de la obra es indispensable que el Jefe de Obra realice la Planificación Económica de la obra, y reporte los resultados de su estudio a sus responsables inmediatos en la empresa. Comenzar la obra sin una adecuada planificación es como ir en un barco sin timón, navega pero no se sabe a qué puerto llegará.

Objetivos de una planificación económica

El primer objetivo, la base de la planificación, es saber el coste y resultado de realizar la obra con un nivel de certeza muy por encima del utilizado en el estudio económico que sirvió de base al concurso o licitación de la obra. Para saber el coste total de la obra es preciso estudiar con detalle todos los factores que la afectan, tales como el plazo de obra, los medios humanos que la empresa va a poner a disposición de la obra, las grúas y medios auxiliares necesarios, etc.

El siguiente objetivo es definir el proceso constructivo de la obra. Al estudiar la obra vamos a realizar el plan de obra e incluso vamos a avanzar con el proceso de compras y subcontrataciones. Eso, junto con el estudio del Proyecto y sus mediciones debería llevar al Jefe de Obra a conocer la obra y su problemática con detalle.

Un resumen de los resultados que se alcanzan al realizar la planificación de la obra sería:

• Coste de ejecución material del Proyecto de Ejecución, tal y como está concebido por el proyectista.
• Detectar en el Proyecto deficiencias, errores de medición, ausencias, posibles modificaciones.
• Estrategias y opciones de mejora del resultado económico.
• Proceso constructivo. Plan de obra.
• Avance con el proceso de elección de proveedores y subcontratistas,
• Asignación de los recursos humanos y materiales suficientes.
• Previsiones de cobros y pagos en el tiempo. Reporte del flujo de caja generado por la obra.

En este post vamos a analizar con detalle todos los pasos necesarios para realizar correctamente la planificación de una obra.

Estudio de Costes Directos

Son aquellos costes que se pueden atribuir de manera unívoca a una unidad de obra en concreto. La planificación económica de la obra debería empezar por este punto, aunque no se puede perder de vista que el coste directo de algunas unidades de obra depende también del orden de ejecución de la obra (plan de obra) y de los medios auxiliares dispuestos (costes indirectos).

Diferencias con el estudio de licitación

¿en qué se diferencia este estudio de costes del realizado para el concurso o licitación? Básicamente en:

Autor

El estudio económico para el concurso o licitación lo suelen realizar técnicos con esta tarea específica dentro de la empresa constructora. En las empresas constructoras de cierto tamaño estos técnicos se integran en departamentos específicos, denominados Departamento de Estudios, o Departamento de Contratación. Muchas empresas constructoras recurren a consultoras de construcción como EXTECON para que les realicen el estudio de costes de sus concursos, o como complemento a dichos departamentos en épocas de saturación de ofertas a presentar. En el caso de la planificación económica el autor del estudio debería ser el Jefe de Obra que va a realizar la obra.

Certeza

Si bien en fase de oferta el estudio económico debería ser lo mas realista posible, una vez con la obra adjudicada y en fase de planificación se debe realizar un trabajo mucho mas exhaustivo que permita conocer el coste de la obra con toda certeza. Para ello, entre otras tareas, el Jefe de Obra pedirá presupuestos vinculantes a los proveedores y subcontratistas que prevea se van a necesitar, incluso para aquellos materiales mas habituales cuyos precios son conocidos. Este trabajo permitirá además al Jefe de Obra realizar comparativos para las compras durante la ejecución de la obra.

Alcance

En fase de planificación el objetivo ya no es solo saber el coste de ejecutar las unidades de obra definidas en el Proyecto de Ejecución, sino establecer las medidas y las estrategias que la empresa constructora debe llevar a cabo para mejorar el resultado económico de la obra. Todo ello implica:

• Análisis concienzudo del Proyecto de Ejecución.
  • Incongruencias entre documentos (por ejemplo, entre los planos y presupuesto)
  • Revisión de las mediciones de las principales unidades de obra.
  • Detección de falta de unidades de obra: trabajos definidos en el proyecto pero no valorados en el presupuesto.
• Análisis de alternativas.
  • Optimización de soluciones técnicas y/o constructivas que no alteran la concepción ni la calidad de la obra proyectada.
  • Alternativas que sí suponen una modificación del Proyecto pero que puedan ser del interés del Promotor de las obras y redunden en un mejor resultado para la constructora.

Estudio de Costes Indirectos

Se trata de asignar los medios humanos y materiales a la construcción de la obra.

Medios humanos

Hablamos del coste laboral de las personas adscritas a la obra cuyo trabajo no puede ser atribuido directamente a la ejecución de una o varias unidades de obra, sino a toda ella en su conjunto.

En este caso podríamos diferenciar los medios humanos en función del agente que los asigna:

Personal designado por la empresa constructora: Personal Técnico y de Gestión

En este contexto entendemos como empresa constructora a los responsables o mandos intermedios con el poder y la responsabilidad de asignar recursos de la empresa a las diferentes unidades productivas de la misma (obras).

En este caso, el personal asignado es asalariado de la empresa constructora. Por ejemplo, el Jefe de Obra asignado a la obra y que está realizando la planificación es nombrado por la Propiedad de la empresa, por un Director Técnico, por un Jefe de Grupo o un Delegado Territorial, en función del organigrama funcional de la constructora.

Ejemplos de personal asignado por la empresa para la ejecución de la obra puede ser:

• Jefe de Grupo (coordinador de varios jefes de obra)
• Jefe de Obra
• Encargado de obra
• Jefe de Producción
• Jefe de oficina técnica
• Administrativo de obra

Personal designado por el Jefe de Obra – Personal de obra

Dentro de su responsabilidad el Jefe de Obra debe planificar y establecer los medios humanos indirectos de los que la obra necesita disponer.

En este caso pueden ser propios de la empresa, contratados expresamente para la obra o formar parte integrante de otra empresa a la que se subcontrata. Ejemplos de este último caso podría ser un topógrafo que trabaja para una empresa que presta servicios de topografía o un ingeniero de instalaciones que trabaja en una consultora de ingeniería.

Ejemplos de personal asignado por el Jefe de Obra para la ejecución de la obra puede ser:

• Topógrafo
• Gruista
• Peonada en trabajos varios de trasiego de materiales y/o limpieza
• Técnico de instalaciones

Medios Materiales

Medios auxiliares, de seguridad y de higiene que se van a precisar para construir la obra. De nuevo, como estamos hablando de costes indirectos, nos estamos refiriendo a medios que no se pueden relacionar con una sola unidad de obra o capítulo, sino que afectan a la totalidad o a una gran parte de la obra. En ocasiones, será el criterio del Jefe de Obra el que determine si un medio material es coste directo o indirecto, ya que a veces la frontera entre ambos conceptos es mas difusa. Puede ser el caso de un andamio, que no es preciso durante toda la obra sino sólo para un buen número de actividades.

Se puede discretizar los medios materiales indirectos según diversos criterios y costumbres. Una forma sería la que proponemos a continuación, junto con algunos ejemplos de cada categoría :

Maquinaria

• Grúa torre
• grúas móviles
• Dúmper
• plataformas articuladas

Medios auxiliares

• andamios
• cimbras
• iluminación de obra
• Generadores de electricidad

Instalaciones generales

• Implantación de oficinas de obra
• Acometidas de obra
• Contenedores de almacenaje
• recintos de recepción y clasificación de materiales

Seguridad y Salud

• horcas y redes de estructura
• señalización viaria de obras
• baños químicos
• equipos de protección individual

Gestión de Residuos

• Retirada de contenedores de obra
• Gestión de residuos peligrosos

Otros costes indirectos

• Topografía externa
• vigilancia de obra
• tasas de ocupación de vía publica

Plan de Obra

Son dos los objetivos principales del plan de obra: saber la secuencia de trabajos y conocer el plazo final de ejecución. Además, es conveniente inferir del plan de obra una estimación de flujos de caja.

Secuencia de trabajos

Es quizás el trabajo más técnico de la planificación. Implica saber cómo hacer la obra, el orden de ejecución de las unidades de obra con sus precedencias, solapes e interacciones mutuas. Implica necesariamente tener la experiencia constructiva necesaria para saber el plazo de ejecución de cada una de las tareas, y cuales son los hitos y circunstancias externas que no dependen de la acción de la constructora pero que afectan al desarrollo de la obra y sus plazos.

Son muchos los sistemas para la planificación de obras, siendo el Diagrama de Gantt el mas utilizado. Este método presenta las tareas, actividades, capítulos o incluso unidades de obra de un proyecto en una gráfica de barras a lo largo del tiempo, lo que permite visualizar de forma clara y concisa el calendario del proyecto. Las actividades del proyecto se muestran en un eje horizontal que representa el tiempo y un eje vertical que enumera las tareas. Cada tarea se representa con una barra horizontal cuya longitud corresponde a la duración prevista de la tarea y se muestran las relaciones de precedencia y/o dependencia entre las tareas, indicando qué tareas deben completarse antes de que otras puedan comenzar.

Todo empieza entonces por definir el nivel de detalle del plan de obra. Pueden ser las fases de la obra, los capítulos del presupuesto o las unidades de control, que serían un amalgama de unidades de obra homogéneas. Un Jefe de obra experimentado obviará el esquema del presupuesto y redefinirá la obra según su proceso constructivo dividiendo el plan de obra en tareas según dicho proceso.

Existen en el mercado varios programas informáticos con los que realizar diagramas de Gantt de obras. El mas utilizado en España es probablemente Microsoft Project, que permite además realizar un seguimiento de obra comparativo con esa planificación.

Plazo de ejecución

EL resultado mas importante que se extrae de un plan de obra es el plazo final de la obra. A nadie se le escapa que la optimización de plazos implica invariablemente una reducción de costes indirectos. Además el plazo suele ser una de las condiciones contractuales y hay que asegurar su cumplimiento.

El análisis de un plan de obra con respecto al plazo final debe contener los siguientes puntos:

• Determinación del camino crítico: secuencia de actividades esenciales que determinan la duración mínima de un proyecto. Se trata de encontrar las tareas del plan de obra que afectan a la finalización del proyecto completo. Identificar esas tareas permite centrar los esfuerzos en acortar la duración de las mismas.
• Determinación de hitos o circunstancias que pueden afectar al plan de obra, especialmente si afectan al camino crítico (y por ende al plazo final).
• Determinación de hitos, o puntos de control. Momentos en la obra en los que se debe comprobar si se está siguiendo el plan.

Flujos de caja

Con un plan de obra adecuadamente realizado en un software específico como Microsoft Project, se puede obtener información relevante para la gestión financiera de una obra.

Si a cada tarea del plan de obra se le asigna su coste (calculado al realizar el estudio de costes directos) y su venta (lo que la empresa cobra por su ejecución) podremos obtener la evolución en el tiempo de variables económicas como los pagos, cobros y resultado periodificado en el tiempo. En definitiva se obtiene una visión clara y detallada de los flujos de caja durante la ejecución de la obra, lo que es esencial para una gestión financiera efectiva del proyecto.

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