En el desarrollo de una promoción de viviendas y especialmente cuando se trata de una particular que se construye una vivienda, los costes finales de una obra es una fuente de incertidumbre. Especialmente notorio cuando el edificio tiene aspectos singulares, calidades muy altas o técnicas constructivas no ortodoxas o generalizadas. La fórmula de “open books”, aunque no muy utilizada en España, ofrece una solución transparente y colaborativa para enfrentar estas incertidumbres y asegurar que el proceso de construcción sea más controlado y predecible.

La modalidad “open books” se basa en una filosofía de transparencia entre el cliente y el constructor. A diferencia de un contrato a precio cerrado o llave en mano, donde el constructor asume todos los riesgos y, a menudo, busca compensar incertidumbres con márgenes más altos, en el sistema “open books” el cliente tiene acceso completo a los costes reales de la obra, y el constructor ve retribuido su trabajo con un margen sobre dicho coste total.

El constructor actúa como un gestor del proyecto, compartiendo en todo momento con el cliente los presupuestos, las licitaciones, las facturas y los gastos reales asociados. Esto permite que el promotor o el cliente finalista tenga un control total sobre cada decisión económica que se toma a lo largo del proceso.

¿Qué es la modalidad “open books”?

La modalidad “open books” es un sistema de contratación de obras en el que el constructor comparte con el cliente toda la información financiera del proyecto de forma completamente transparente. A lo largo de la ejecución de la obra, el cliente tiene acceso a los detalles reales de los costes, como presupuestos, facturas de proveedores, subcontratas y cualquier otro gasto.

En este modelo, el constructor no fija un precio global cerrado desde el principio, ni siquiera precios por unidad de obra. En su lugar, hace partícipe a la Propiedad de todas las compras y subcontrataciones y comparte con ella la contabilidad de costes en tiempo real.

En esta modalidad, el beneficio industrial del constructor acostumbra a ser un porcentaje fijo de los costes totales de construcción, de manera que no asume riesgo financiero pero tampoco puede aprovecharse de las modificaciones al Proyecto o circunstancias sobrevenidas.

Funciones de cada uno de los agentes en la modalidad “open books”

El Constructor: Gestor y Ejecutor del Proyecto

En la modalidad “open books”, el constructor realiza las mismas funciones técnicas y logísticas que en un contrato tradicional: es responsable de la ejecución de la obra, la contratación de proveedores y subcontratas y la supervisión diaria de los trabajos. Sin embargo, la gran diferencia radica en la gestión completamente transparente de los costes. Las diferencias fundamentales con respecto a los sistemas tradicionales son:

• Gestión de las compras. Por compras entendemos el proceso mediante el cual el constructor decide a qué proveedores compra los materiales de construcción y con qué subcontratas o industriales va a contar. En la modalidad “open books”, el constructor, a través generalmente de su Jefe de Obra, presenta al cliente los comparativos y presupuestos de los proveedores y subcontratistas que se postulan, pudiendo incluso proponer justificadamente su opción preferida, pero dejando la decisión final en el Promotor.
• Informe periódico de costes: Durante toda la ejecución de la obra, el constructor ofrece informes regulares sobre los gastos reales, generalmente mensuales, mostrando al cliente las facturas y justificantes de cada coste, de manera que este pueda verificar el gasto en cada etapa.
• Gestión de cambios: Si el proyecto puede o debe sufrir modificaciones, el constructor se asegura de informar al cliente de manera inmediata cómo afectarán estos cambios al coste y al Plan de Obra, permitiendo una toma de decisiones ágil y basada en datos reales. Igual que en la modalidad tradicional, el constructor trabaja y gestiona cualquier cambio en el proyecto, pero en el modelo “open books”, estos cambios se tratan con transparencia entre todas las partes implicadas.

El Promotor o Cliente Finalista: Tomador de Decisiones Informadas

El cliente, que puede ser un promotor inmobiliario o un cliente particular, juega un papel mucho más activo que en otros modelos de contratación. Sus funciones son:

• Participación activa en la selección de proveedores: Dado que el cliente tiene acceso a todos los presupuestos y ofertas, puede participar en la selección de los proveedores y subcontratistas según sus propios criterios de calidad y coste.
• Toma de decisiones en tiempo real: Al tener una visión completa y transparente de los costes a lo largo del proyecto, el cliente puede decidir en cada momento cómo actuar frente a posibles modificaciones de diseño o cambios en los materiales.
• Control del presupuesto: Aunque la modalidad “open books” no garantiza un coste cerrado desde el inicio, el cliente tiene la ventaja de ajustar su presupuesto a medida que se definen los detalles de la obra, evitando sobrecostes ocultos o imprevistos.
• Revisión de informes financieros: El cliente tiene acceso completo a todos los documentos financieros del proyecto y puede revisarlos para asegurarse de que el coste está dentro de las expectativas y es coherente con lo acordado.

El Arquitecto: Responsable del Diseño y de la Coordinación Técnica

El papel del arquitecto en la modalidad “open books” adquiere una dimensión más colaborativa y flexible en comparación con los modelos tradicionales. Al estar integrado en un proceso donde la transparencia y la flexibilidad son esenciales, el arquitecto tiene un mayor grado de interacción con el cliente y el constructor en la toma de decisiones económicas y técnicas. A continuación, detallamos sus funciones específicas:

• Modificaciones del Proyecto. Debido a que el cliente tiene acceso en tiempo real a los costes de la obra, el arquitecto debe ser flexible y estar dispuesto a ajustar el diseño en función de las decisiones económicas que se tomen durante el proceso. Esto implica la posibilidad de redefinir materiales, acabados o distribuciones, sin que por ello deban alterarse los objetivos estéticos y funcionales. La ventaja en este caso con respecto al modelo de contratación tradicional es que el Arquitecto Director de las Obras cuenta con toda la información económica de las diferentes alternativas que puedan plantearse, en una obra tradicional estas modificaciones suelen generar modificados de obra con sobrecostes adicionales para el promotor muy por encima del mercado.
• Asesoramiento en la relación coste-beneficio: El arquitecto no solo diseña desde un punto de vista técnico, sino que en esta modalidad también asesora al cliente en términos de coste-beneficio, ayudándolo a tomar decisiones sobre materiales o modificaciones de diseño que puedan impactar en el presupuesto. Este enfoque es menos común en un modelo tradicional, donde el cliente no suele tener acceso tan directo a la información financiera. En la modalidad tradicional, el arquitecto puede enfrentarse a situaciones donde se solicitan cambios o reducciones de costes que afecten negativamente la calidad o el resultado estético. En “open books”, gracias a la visibilidad del cliente sobre los costes, el arquitecto puede proponer ajustes más razonados, optimizando el proyecto sin comprometer el nivel de calidad esperado
• Transparencia y Comunicación Continua. La relación entre el arquitecto, el constructor y el cliente es más fluida en “open books” que en una modalidad tradicional. El arquitecto suele asistir a las reuniones periódicas donde se revisan los costes del proyecto La comunicación es constante y la flexibilidad en el diseño es mayor. Gracias a la transparencia financiera, el arquitecto puede trabajar más estrechamente con el cliente para hacer ajustes que se alineen con el coste, sin comprometer la visión general del proyecto.

Funcionamiento práctico

En un contrato “open books”, se suele estructurar de la siguiente manera:

1. Definición de los márgenes y honorarios del constructor: A diferencia de un contrato llave en mano, el beneficio del constructor no se oculta en el coste global de la obra, sino que se establece de manera clara desde el principio, generalmente como un porcentaje del coste total o un honorario fijo.
2. Estimación coste inicial de las obras: En esta fase el constructor calcula su estimación de coste para la ejecución de la obra conforme al Proyecto y a su experiencia constructora. Es el proceso similar al que se realiza a nivel interno en las empresas constructoras: antes de comenzar la obra, el Jefe de Obra realiza lo que se denomina “Planificación Inicial”. Esta planificación incluye el estudio de los costes de la obra; su plan de obra y plazos de ejecución intermedios y finales; opciones de mejora; análisis de ausencias, indefiniciones y/o posibles incidencias que puedan afectar al coste o plazo estimados.
3. Solicitud de Ofertas y Comparativo de Proveedores y Subcontratistas. Esta fase es un punto diferencia en esta modalidad. Comprende tres pasos:
   1. Solicitud de ofertas: El constructor solicita ofertas a diferentes proveedores y subcontratistas para los diversos aspectos del proyecto (materiales, mano de obra especializada, equipos, etc.).
   2. Comparativo de propuestas: Con las ofertas recibidas, el constructora las estudia, homogeneiza y compendia en un documento llamado “comparativo”, al objeto de facilitar al Promotor el análisis y toma de decisiones.
   3. Selección conjunta: A diferencia de la modalidad tradicional, en “open books” el cliente participa directamente en la selección de proveedores. Junto con el constructor, evalúa las opciones presentadas y toma decisiones basadas no solo en el coste, sino también en la calidad y la confianza en cada proveedor. Este proceso garantiza que las elecciones se hagan de forma informada y transparente, eliminando cualquier suspicacia sobre los márgenes del constructor.
4. Registro y reporte continuo de costes de construcción: A medida que el proyecto avanza el constructor comparte con el cliente cada gasto incurrido, desde la compra de materiales hasta los costes de mano de obra. Todo queda registrado y accesible para que el cliente tenga una visión completa de cómo evoluciona el presupuesto. Para ello el constructor registrará todos los costes en un sistema apropiado a tal fin. Es habitual que utilice su propio sistema, su software o su ERP, aunque el Promotor puede pactar previamente un sistema de control de costes diferente. En cualquier caso dicho sistema debe ser capaz de emitir informes detallados y comprensibles con una frecuencia mínima mensual. Los informes debe venir acompañados de todas las facturas, albaranes, nóminas, etc. de manera que cualquier apunte tenga un soporte documental y pueda ser fácilmente comprobado por el Cliente. En estos informes, el constructor incluye su margen de beneficio de manera explícita.
5. Control y verificación por parte del cliente: El cliente tiene la capacidad de revisar los informes mensuales de coste y auditar los costes cuando lo considere necesario. En ocasiones el cliente cuenta con la figura de un cost control, para llevar a cabo estas auditorias. Esta figura puede estar en nómina del Promotor o ser contratado a una empresa o entidad independiente.
6. Gestión de cambios: Si se producen cambios durante la construcción, estos se gestionan de manera clara y transparente. El cliente puede ver en tiempo real cómo impactan en el coste final y decidir si quiere asumir o ajustar esos cambios.
7. Cierre del proyecto: Al finalizar la obra, el cliente recibe un desglose detallado de todos los gastos y se revisa la diferencia entre la estimación inicial y el coste final. El cliente puede auditar todas las partidas económicas del proyecto, lo que le permite comprobar que el gasto ha sido el acordado y que no ha habido sobrecostes ocultos.

Seguridad en el proceso: el rol del “cost control”

En algunos proyectos, especialmente aquellos con mayor envergadura o complejidad, los Promotores pueden incorporar a un profesional especializado en la auditoría y control financiero de la obra, conocido como “Cost Control”. Esta figura ayuda al cliente a verificar los costes durante todo el ciclo del proyecto.

El “Cost Control” actúa como un supervisor independiente que revisa los informes financieros proporcionados por el constructor, asegurándose de que los costes reportados son precisos y se ajustan al presupuesto pactado. En este sentido, algunas de las actuaciones del “Cost Control” incluyen:

• Supervisión de las licitaciones y selección de proveedores: En la fase de contratación de proveedores y subcontratistas, el “Cost Control” puede asistir al cliente en la revisión del proceso de licitación. Se encarga de comparar las distintas propuestas, asegurándose de que las ofertas sean competitivas y que el cliente obtenga la mejor relación calidad-precio. Este análisis exhaustivo contribuye a una selección transparente y optimizada de los contratistas.
• Revisión y validación de los informes mensuales: El constructor presenta informes mensuales donde se detallan los gastos en materiales, subcontratas y mano de obra, junto con el margen del constructor. El “Cost Control” revisa estos informes minuciosamente, verificando que cada partida esté respaldada por documentación adecuada (facturas, contratos, etc.), y que no haya discrepancias entre los gastos reales y lo presupuestado.
• Verificación con proveedores y subcontratistas de los costes facturados. El cost control debe tener acceso directo a todos los proveedores y subcontratistas de la obra, de forma que pueda verificar con ellos la autenticidad de las facturas y suministros incluidos en los informes de costes mensuales
• Auditoría de cambios y modificaciones: En cualquier obra surgen modificaciones durante la ejecución que pueden tener un impacto económico. El “Cost Control” analiza el coste de estos cambios, revisando las justificaciones técnicas y económicas para evitar sobrecostes injustificados o aumentos inesperados del presupuestos.
• Auditoría de los costes indirectos: Además de los costes directos como materiales o mano de obra, el “Cost Control” revisa los gastos indirectos (gastos administrativos, equipos de obra, seguros, etc.), verificando que estos sean proporcionados y justificados según los términos del contrato.

La incorporación de un “Cost Control” en un proyecto gestionado bajo la modalidad “open books” proporciona al cliente una mayor tranquilidad y seguridad, ya que garantiza que todos los costes están siendo gestionados de manera eficiente y transparente. Entre los principales beneficios destacan:

• Mayor control financiero: Gracias al “Cost Control”, el cliente puede estar seguro de que los costes se están manejando con la máxima transparencia y eficacia, reduciendo el riesgo de desviaciones presupuestarias o malentendidos sobre los gastos.
• Prevención de sobrecostes: La revisión constante de los gastos, licitaciones y márgenes del constructor garantiza que no se produzcan sobrecostes ocultos o inflados, lo que proporciona al cliente una visión clara del destino de cada euro invertido.
• Transparencia total: En el modelo “open books”, la transparencia es un pilar fundamental. Con el “Cost Control”, esa transparencia se refuerza aún más, ya que un experto independiente valida y supervisa cada decisión económica, asegurando que se mantenga la confianza entre todas las partes.

Beneficios del sistema “Open Books” para el Promotor

La modalidad “open books” es ideal para aquellos clientes que buscan máxima transparencia y control sobre sus inversiones. Los promotores o particulares que quieren construir su vivienda pero que enfrentan indefiniciones iniciales en el proyecto (como cambios de diseño, selección de materiales o imprevistos) pueden beneficiarse enormemente de esta fórmula. Algunos de los beneficios más importantes son:

• Transparencia total en los costes: Cada gasto relacionado con la obra, desde la compra de materiales hasta la contratación de mano de obra, se comparte con el cliente, lo que evita posibles sobrecostes ocultos.
• Reducción de conflictos por modificados: En lugar de que el constructor solicite modificados de obra o precios contradictorios debido a las incertidumbres, el cliente tiene una visión clara de cómo estos cambios impactan en el presupuesto y puede tomar decisiones informadas.
• Mayor flexibilidad: Los proyectos de construcción, especialmente los de viviendas personalizadas, suelen estar sujetos a cambios en diseño, acabados o especificaciones. La fórmula “open books” permite que estos cambios se gestionen de manera más fluida, sin temor a incrementos injustificados en el precio.
• Participación activa en la toma de decisiones: El cliente puede participar directamente en la elección de proveedores y contratistas, accediendo a las licitaciones que se realizan, lo que le da un mayor control sobre la calidad y el coste final de su vivienda.

Beneficios del sistema “Open Books” para el Constructor

La modalidad “open books” no solo aporta ventajas al promotor, sino que también ofrece múltiples beneficios al constructor, lo que la convierte en una opción atractiva para ambos. A continuación, se detallan los principales beneficios que este modelo proporciona al constructor:

• Reducción del Riesgo Financiero. Este modelo ayuda a los constructores a mitigar riesgos financieros por dos vías:
  • Previsibilidad en los ingresos: Dado que el constructor obtiene un margen de beneficio claramente definido y acordado desde el principio, puede planificar mejor sus ingresos y costes. Esto proporciona una mayor seguridad financiera y facilita la gestión de su flujo de caja.
  • Menor exposición a sobrecostes: En un sistema tradicional, el constructor puede enfrentarse a la presión de justificar los sobrecostes o gestionar cambios en el diseño que pueden afectar sus márgenes. En “open books”, la transparencia en la gestión de costes significa que estos cambios se discuten abiertamente, reduciendo el riesgo de pérdidas inesperadas.

• Relación sólida con el cliente: Al compartir abiertamente los costes y márgenes, se elimina una de las mayores fuentes de conflicto en el desarrollo de una obra, lo que se traduce en una relación más colaborativa y duradera con el promotor, facilitando que esta relación se extienda a otros proyectos futuros del Promotor.

Casos ideales para la modalidad “open books”

La modalidad “open books” se presenta como una solución altamente efectiva en ciertos escenarios de construcción, donde la transparencia y la colaboración son fundamentales para el éxito del proyecto. A continuación, se detallan los casos ideales en los que este modelo resulta particularmente beneficioso tanto para el promotor como para el constructor:

1. Proyectos de Construcción Personalizados y a Medida

Los proyectos que implican la construcción de viviendas personalizadas o a medida, especialmente en el segmento de lujo, son un contexto ideal para la modalidad “open books”. En estos casos:

• Indefinición de costes iniciales: Los promotores a menudo enfrentan incertidumbres en cuanto a los costes, debido a la personalización del diseño, elección de materiales y acabados. El modelo “open books” permite ajustar los gastos a medida que se toman decisiones, garantizando que el promotor esté informado en todo momento.
• Colaboración estrecha entre partes: La naturaleza personalizada de estos proyectos requiere una comunicación continua y fluida entre el promotor, el constructor y el arquitecto. El sistema “open books” facilita esta colaboración, al permitir que todas las partes tengan acceso a la misma información financiera.

2. Proyectos Complejos con múltiples subcontratistas

Cuando un proyecto implica la participación de varios subcontratistas, la modalidad “open books” se convierte en una herramienta valiosa:

• Mayor control sobre la gestión de subcontratistas: La transparencia en los costes permite al promotor entender cómo se están utilizando los recursos y cómo se gestionan las distintas partidas de los subcontratistas. Esto es especialmente relevante en proyectos complejos donde los subcontratistas deben coordinarse de manera efectiva.
• Facilidad para ajustar y renegociar contratos: A medida que el proyecto avanza, pueden surgir necesidades de cambio o ajustes en los contratos con subcontratistas. La visibilidad sobre los costes y márgenes permite tomar decisiones informadas y renegociar acuerdos si es necesario, manteniendo el proyecto dentro de los límites presupuestarios.

3. Obras de Rehabilitación o Renovación

Los proyectos de rehabilitación o renovación a menudo presentan desafíos únicos, como la identificación de problemas estructurales ocultos o la adaptación a normativas cambiantes. En estos casos, el sistema “open books” ofrece importantes beneficios:

4. Proyectos con Alto Nivel de Innovación Tecnológica

Los proyectos que incorporan tecnología avanzada o soluciones innovadoras en construcción se benefician enormemente del enfoque “open books”. Al introducir nuevas tecnologías o métodos constructivos, el promotor puede no estar familiarizado con todos los costes asociados. La modalidad “open books” facilita la educación continua del promotor, quien puede entender cómo se traduce la innovación en costes, además de asegurar que se invierte adecuadamente en tecnología. Con un enfoque colaborativo y transparente, el constructor puede compartir información sobre el rendimiento y la eficacia de las nuevas tecnologías a medida que se implementan. Esto permite al promotor realizar ajustes y mejoras continuas durante la ejecución del proyecto.

5. Proyectos de Inversión Conjunta o Colaborativa

En proyectos donde hay múltiples inversores o una colaboración entre varias partes interesadas, la modalidad “open books” permite a todos los inversores tener una comprensión clara de cómo se gestionan sus fondos. Esta fórmula está empezando a coger fuerza en proyectos inmobiliarios financiados a través de plataformas de crowdfunding inmobiliario.

El lado oscuro del método “Open Books”

Aunque la modalidad “open books” se presenta como un modelo basado en la transparencia y la colaboración, no está exenta de posibles abusos o prácticas deshonestas por parte de las partes involucradas.

Riesgos de Abuso por Parte del Constructor

A pesar de la transparencia en la presentación de los costes, existe la posibilidad de que el constructor manipule ciertas áreas del proceso para obtener beneficios adicionales de forma deshonesta:

• Manipulación de los márgenes: Aunque el margen del constructor se presenta abiertamente, algunos constructores podrían inflar artificialmente los costes de los subcontratistas o materiales para justificar un margen más alto. Por ejemplo, podrían negociar descuentos con proveedores sin informarlo al promotor, quedándose con la diferencia. Este tipo de prácticas, aunque difíciles de detectar, pueden reducir la eficacia del sistema “open books” en términos de transparencia real.
• Uso de subcontratistas de confianza: Algunos constructores pueden favorecer a subcontratistas o proveedores con los que tienen relaciones previas, eligiéndolos no por ser la opción más competitiva, sino porque les permiten aplicar sobreprecios o gestionar los costes de manera poco clara.
• Sobrecostes no justificados: El constructor puede aprovecharse de la flexibilidad que ofrece el sistema “open books” para presentar sobrecostes injustificados en partidas donde es difícil para el promotor verificar los precios exactos. Esto puede incluir mano de obra, materiales especializados o equipos de obra cuyo coste es difícil de comparar.

Riesgos de abuso por parte del Promotor

Si bien los riesgos asociados al abuso del sistema por parte del constructor son evidentes, también existe la posibilidad de que el promotor, aprovechando la transparencia del sistema, intente sacar ventaja de manera deshonesta:

• Modificaciones constantes sin compensación: Algunos promotores podrían utilizar la flexibilidad del sistema “open books” para introducir cambios continuos en el diseño o en los materiales, pero sin compensar al constructor por el tiempo extra o los recursos adicionales requeridos. Esto puede generar una situación en la que el constructor asume riesgos y costos adicionales sin una remuneración adecuada.
• Auditorías abusivas: Si bien el sistema permite que el promotor audite los costes cuando lo considere necesario, algunos promotores podrían usar este derecho de manera agresiva, imponiendo auditorías frecuentes o excesivas con el fin de retrasar pagos o buscar oportunidades para reducir costes a expensas del constructor.

Medidas para Mitigar el Riesgo de Abusos

Para reducir la posibilidad de que ambas partes exploten el sistema de manera deshonesta, es fundamental implementar ciertos mecanismos de control y protección:

• Contratación de un “Cost Control” independiente: Contar con un profesional de “Cost Control” neutral que supervise y audite los costes de manera regular puede ser clave para garantizar que tanto el constructor como el promotor actúan de manera honesta y transparente. Este profesional puede identificar cualquier intento de manipulación de costes o prácticas abusivas por cualquiera de las partes.
• Documentación exhaustiva: Asegurar que cada coste y cada cambio en el proyecto esté documentado de manera clara y precisa ayuda a evitar malentendidos o manipulaciones. Esto incluye contratos, facturas, acuerdos de subcontratación y cualquier modificación en el diseño o los materiales.
• Cláusulas contractuales específicas: Incluir en el contrato cláusulas específicas sobre la gestión de márgenes, sobrecostes y auditorías puede evitar abusos. Estas cláusulas deben estipular de manera clara los derechos y obligaciones de ambas partes, incluyendo cómo se gestionarán los cambios y cómo se validarán los costes presentados por el constructor.
• Revisión periódica por ambas partes: Establecer reuniones periódicas para revisar los costes y avances del proyecto entre el constructor y el promotor, con la presencia de terceros independientes si es necesario, puede contribuir a una comunicación más fluida y a la reducción de suspicacias o conflictos.